Khi công ty dùng kinh phí của mình để cử người lao động đi đào tạo, Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu hai bên ký hợp đồng đào tạo, trong đó có thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí. Một thoả thuận như vậy bảo vệ khoản đầu tư của công ty, nhưng chỉ có giá trị và bền vững khi nó công bằng, minh bạch và đúng luật.
Bài này viết cho người làm nhân sự ở công ty vừa và nhỏ đang chuẩn bị cử nhân viên đi học khoá dài, học nước ngoài hay học chứng chỉ chuyên môn tốn kém. Nội dung dừng ở mức nguyên lý: luật và văn bản hướng dẫn có thể thay đổi, mỗi tình huống có chi tiết riêng. Với vụ việc cụ thể, nhất là khi đã có tranh chấp, bạn nên hỏi luật sư, ví dụ qua trang AI Cố Vấn của hệ thống.
Khi nào cần hợp đồng đào tạo
Theo nguyên lý của Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng đào tạo được đặt ra khi người sử dụng lao động tuyển người vào học nghề, hoặc khi người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại, ở trong nước hay nước ngoài, bằng kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động. Hợp đồng lập thành văn bản, mỗi bên giữ một bản.
Trong thực tế, không phải buổi học nào cũng cần hợp đồng đào tạo. Các buổi đào tạo nội bộ ngắn, kèm việc, phổ biến quy trình là một phần của công việc thường ngày; bắt nhân viên ký cam kết cho những buổi này vừa nặng nề vừa làm họ thấy công ty không tin mình. Hợp đồng đào tạo hợp với khoản chi đáng kể: khoá học dài ngày, học ở nước ngoài, chứng chỉ chuyên môn có giá trị trên thị trường lao động.
Công ty nên viết rõ trong chính sách đào tạo ngưỡng nào thì cần hợp đồng, ví dụ theo thời lượng hoặc theo chi phí do công ty tự đặt, để mọi người được đối xử như nhau. Việc quyết định từng trường hợp theo cảm tính dễ dẫn tới tranh cãi sau này.
Nội dung chủ yếu của hợp đồng đào tạo
Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các nội dung chủ yếu cần có trong hợp đồng đào tạo. Ở mức nguyên lý, gồm:
- Nghề hoặc nội dung đào tạo.
- Địa điểm và thời gian đào tạo.
- Tiền lương của người lao động trong thời gian đi học.
- Thời hạn người lao động cam kết làm việc cho công ty sau khi được đào tạo.
- Chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo.
- Trách nhiệm của người sử dụng lao động.
- Trách nhiệm của người lao động.
Danh sách trên là khung tối thiểu; công ty có thể thêm các điều khoản như cách tính hoàn trả theo thời gian đã làm, trường hợp được miễn hoàn trả, cách xử lý khi khoá học bị huỷ. Trước khi dùng, hãy đối chiếu với văn bản hiện hành, vì bộ luật có thể được sửa đổi và các nghị định hướng dẫn có thể thay đổi.
Nên kiểm hợp đồng đào tạo không mâu thuẫn với hợp đồng lao động và nội quy. Ví dụ hợp đồng lao động xác định thời hạn một năm nhưng thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo là ba năm thì cần làm rõ cách hai văn bản liên hệ nhau.
Chi phí đào tạo gồm những khoản nào
Theo nguyên lý của Bộ luật Lao động 2019, chi phí đào tạo là các khoản chi có chứng từ hợp lệ. Có thể nhóm như sau:
| Nhóm chi phí | Ví dụ | Lưu ý khi lập hồ sơ |
|---|---|---|
| Chi trực tiếp cho việc dạy và học | Học phí, tiền trả người dạy, tài liệu, thuê phòng, máy móc, vật liệu thực hành | Giữ hoá đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ |
| Chi hỗ trợ người học | Các khoản công ty hỗ trợ thêm cho người học trong khoá | Ghi rõ trong hợp đồng đào tạo khoản nào được tính |
| Tiền lương và bảo hiểm trong thời gian học | Tiền lương, các khoản đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho người học khi đi học | Tính theo đúng thời gian thực tế đi học |
| Đào tạo ở nước ngoài | Thêm chi phí đi lại, sinh hoạt trong thời gian ở nước ngoài | Cần chứng từ, tránh khoản ước lượng |
Điều kiện "có chứng từ hợp lệ" rất quan trọng. Nếu sau này cần yêu cầu hoàn trả, công ty chỉ có cơ sở với những khoản chứng minh được. Người làm nhân sự nên mở một hồ sơ riêng cho mỗi người được cử đi học, lưu hợp đồng, hoá đơn, bảng lương thời gian đi học, xác nhận hoàn thành khoá học.
Hoàn trả chi phí: khi nào và tính thế nào cho công bằng
Theo nguyên lý của luật, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật phải hoàn trả chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động. Còn khi người lao động nghỉ việc đúng trình tự nhưng chưa làm đủ thời hạn cam kết, việc hoàn trả phụ thuộc nhiều vào điều khoản trong hợp đồng đào tạo và cách áp dụng văn bản hiện hành; thực tế đã có tranh chấp về điểm này. Đây là chỗ nên hỏi ý kiến luật sư khi soạn mẫu cho công ty.
Về cách tính, một thoả thuận được xem là công bằng thường dùng nguyên tắc giảm dần theo thời gian đã làm. Ví dụ giả định: thời hạn cam kết là 24 tháng sau khoá học; người lao động nghỉ sau khi đã làm 18 tháng thì phần phải hoàn trả là phần chi phí tương ứng với 6 tháng còn lại, tức một phần tư tổng chi phí. Cách này phản ánh đúng việc công ty đã thu lại một phần giá trị từ khoản đào tạo.
Ngược lại, điều khoản đòi hoàn trả toàn bộ chi phí, cộng thêm khoản phạt gấp nhiều lần, dù người lao động đã làm gần đủ thời hạn, dễ bị coi là bất hợp lý và tạo cảm giác bị trói buộc. Nó có thể giữ người ở lại về mặt hình thức, nhưng một người ở lại vì sợ bồi thường hiếm khi làm việc hết lòng.
Nên ghi rõ những trường hợp miễn hoặc giảm hoàn trả, ví dụ khi công ty cho thôi việc vì lý do kinh tế, khi người lao động không thể tiếp tục làm việc vì sức khoẻ đã được xác nhận, hoặc khi chính công ty vi phạm nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Những điều khoản này làm thoả thuận cân bằng hơn và giảm tranh chấp.
Những điều công ty không được làm
Không giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ. Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Việc giữ bằng tốt nghiệp hay chứng chỉ vừa học xong để làm tin là vi phạm, dù có được nhân viên đồng ý.
Không yêu cầu đặt cọc tiền hay tài sản. Luật cũng cấm yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động. Đòi nhân viên đặt cọc trước khi cử đi học hay trừ dần một khoản vào lương để giữ chân là cách làm cần tránh.
Không tự ý trừ lương để thu hồi chi phí. Việc khấu trừ tiền lương chỉ được thực hiện trong những trường hợp và giới hạn luật cho phép. Muốn thu hồi chi phí đào tạo khi người lao động nghỉ, nên thoả thuận rõ cách thanh toán, và khi không thống nhất được thì giải quyết theo trình tự tranh chấp lao động.
Không dùng cam kết đào tạo để ép người ở lại trong điều kiện bất lợi. Nếu công ty giảm lương, điều chuyển trái thoả thuận, hay vi phạm hợp đồng lao động, người lao động có thể có quyền chấm dứt hợp đồng và việc đòi hoàn trả trở nên khó đứng vững. Thoả thuận đào tạo không thay được việc đối xử tốt.
Trao đổi với nhân viên trước khi ký
Cách một thoả thuận đào tạo được đưa ra quan trọng không kém nội dung của nó. Nhân viên nhận tờ cam kết vào chiều hôm trước ngày bay đi học, kèm câu "ký giúp chị để kịp thủ tục", sẽ ký nhưng mang theo cảm giác bị ép. Ba năm sau, khi có chuyện, cảm giác đó biến thành tranh chấp.
Nên trao đổi sớm, ngay khi công ty quyết định cử người đi học. Người làm nhân sự giải thích vì sao công ty đầu tư khoản này, kỳ vọng gì sau khoá học, thời hạn cam kết bao lâu và cách tính hoàn trả giảm dần. Đưa bản dự thảo để nhân viên mang về đọc, có thể hỏi người nhà hay người có hiểu biết pháp luật, rồi hẹn một buổi để giải đáp thắc mắc.
Buổi trao đổi cũng là lúc nói về phần công ty cam kết: vị trí hay phạm vi công việc sau khoá học, cơ hội áp dụng kiến thức mới, cách ghi nhận khi đạt chứng chỉ. Một thoả thuận có nghĩa vụ hai chiều rõ ràng giúp nhân viên nhìn nó như một khoản đầu tư chung thay vì một sợi dây buộc chân.
Soạn mẫu thoả thuận với sự hỗ trợ của AI
AI giúp soạn khung và rà điều khoản thiếu, nhưng mẫu cuối cùng nên được người có chuyên môn pháp lý xem. Quy trình gợi ý:
- Viết chính sách đào tạo của công ty trước: loại đào tạo nào cần hợp đồng, nguyên tắc hoàn trả giảm dần, trường hợp miễn hoàn trả.
- Nhờ AI soạn bản nháp hợp đồng đào tạo theo chính sách đó, với câu lệnh nêu rõ: chỉ dùng nguyên tắc đã cho, liệt kê đủ nội dung chủ yếu theo Bộ luật Lao động 2019, đánh dấu chỗ cần kiểm văn bản hiện hành, không tự điền số điều luật.
- Hỏi tiếp AI: điều khoản nào trong bản nháp có thể bị xem là bất lợi quá mức cho người lao động, và vì sao. Câu trả lời giúp bạn tự soát sự công bằng.
- Đối chiếu bản nháp với văn bản pháp luật hiện hành trên cổng thông tin chính thức, sửa chỗ sai.
- Gửi luật sư hoặc chuyên gia pháp lý xem lại một lần cho mẫu chuẩn, sau đó dùng mẫu này cho mọi trường hợp tương tự.
- Khi ký với từng người, giải thích rõ từng điều khoản, cho họ thời gian đọc và hỏi lại, không ký vội ngay trước ngày đi học.
Khi dùng AI, chỉ đưa vào chính sách và mẫu chung, không đưa họ tên, số căn cước, mức lương của người cụ thể. Phần thông tin cá nhân điền tay vào bản cuối cùng.
Câu hỏi thường gặp
Đào tạo nội bộ ngắn ngày có cần ký cam kết đào tạo không?
Thường là không cần. Các buổi kèm việc, phổ biến quy trình, học nội bộ ngắn là một phần của công việc. Hợp đồng đào tạo nên dành cho những khoản đào tạo đáng kể, có chi phí rõ ràng. Công ty nên ghi ngưỡng cụ thể trong chính sách đào tạo của mình.
Thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo bao lâu là hợp lý?
Luật để hai bên thoả thuận, không ấn định một con số chung. Thời hạn hợp lý thường tương xứng với chi phí và thời gian đào tạo. Thời hạn quá dài so với khoản đầu tư dễ bị xem là bất công và tạo áp lực không cần thiết cho người lao động.
Nhân viên nghỉ việc trước thời hạn cam kết có phải hoàn trả toàn bộ không?
Tuỳ cách nghỉ việc và điều khoản đã ký. Nếu đơn phương chấm dứt trái pháp luật thì theo nguyên lý phải hoàn trả chi phí đào tạo. Các trường hợp khác phụ thuộc vào thoả thuận và văn bản hiện hành. Nên hỏi luật sư, ví dụ qua trang AI Cố Vấn, với vụ việc cụ thể.
Công ty có được giữ bằng cấp của nhân viên đến khi hết thời hạn cam kết?
Không. Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Công ty có thể lưu bản sao để làm hồ sơ, còn bản chính thuộc về người lao động.
Có nên tính tiền lương trong thời gian đi học vào chi phí đào tạo?
Theo nguyên lý của luật, tiền lương và các khoản bảo hiểm đóng cho người học trong thời gian đi học có thể được tính vào chi phí đào tạo. Cần ghi rõ trong hợp đồng đào tạo và giữ chứng từ đầy đủ để có cơ sở khi cần.
Nếu khoá học do đối tác tài trợ thì có cần hợp đồng đào tạo?
Theo nguyên lý của Bộ luật Lao động 2019, kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động cũng thuộc diện cần hợp đồng đào tạo. Cách tính chi phí và hoàn trả trong trường hợp này nên được làm rõ, đối chiếu với điều kiện của bên tài trợ.