Phòng nhân sự công ty vừa và nhỏ thường chọn giữa ba loại công cụ AI: trợ lý trò chuyện đa năng, tính năng AI trong bộ phần mềm văn phòng đang dùng, và tính năng AI trong phần mềm nhân sự chuyên dụng; lựa chọn đúng phụ thuộc vào việc bạn định giao, nơi dữ liệu nhân viên đang nằm, và điều khoản xử lý dữ liệu của từng loại, chứ không phụ thuộc vào công cụ nào đang được nói nhiều.
Bài này không xếp hạng hãng nào, vì tính năng và điều khoản thay đổi nhanh. Thay vào đó là cách so ba loại công cụ, bảy câu hỏi về dữ liệu cần hỏi trước khi chọn, tiêu chí theo công việc, cách dùng thử hai tuần, cách nghĩ về chi phí mà không cần bảng giá, và những trường hợp chưa nên mua gì. Khi đọc, bạn luôn kiểm phiên bản và điều khoản hiện hành của sản phẩm cụ thể.
Ba loại công cụ AI phòng nhân sự hay gặp
Ba loại dưới đây không loại trừ nhau. Nhiều phòng nhân sự dùng hai loại cùng lúc cho những việc khác nhau.
| Loại | Dùng tốt cho | Hạn chế thường gặp | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Trợ lý trò chuyện đa năng | Soạn nháp, viết lại, tóm tắt, phân nhóm ý kiến, gợi ý đề cương đào tạo | Không gắn với dữ liệu công ty; gói cá nhân có điều khoản dữ liệu khác gói tổ chức | Mọi quy mô, bước đầu |
| AI trong bộ phần mềm văn phòng | Soạn và tóm tắt ngay trong tệp văn bản, bảng tính, hộp thư, lịch họp | Đọc được nhiều tài liệu nội bộ nếu phân quyền lỏng; thường là gói bổ sung | Công ty đã dùng thống nhất một bộ văn phòng |
| AI trong phần mềm nhân sự chuyên dụng | Hỏi đáp chính sách, tóm tắt hồ sơ, báo cáo nhân sự gắn trực tiếp dữ liệu | Có thể bật sẵn tính năng chấm điểm, dự báo nghỉ việc; khó đổi nhà cung cấp | Công ty đã có hoặc sắp mua phần mềm nhân sự |
Với công ty dưới năm mươi người chưa có phần mềm nhân sự, loại đầu thường là điểm bắt đầu hợp lý. Với công ty đã dùng phần mềm nhân sự, câu hỏi đầu tiên nên là tính năng AI trong đó làm được gì, đang bật gì, trước khi mua thêm công cụ khác.
Bảy câu hỏi về dữ liệu trước khi chọn
Với phòng nhân sự, dữ liệu là tiêu chí quan trọng nhất vì gần như mọi việc đều chạm thông tin cá nhân của người lao động. Hỏi nhà cung cấp hoặc đọc điều khoản để trả lời đủ bảy câu, ghi câu trả lời vào một trang lưu cùng hồ sơ mua sắm:
- Nội dung bạn nhập vào có được dùng để huấn luyện mô hình không, và tắt được không, ở gói bạn định dùng.
- Dữ liệu được lưu ở đâu, trong bao lâu, và có xoá được theo yêu cầu không.
- Ai ở phía nhà cung cấp có thể xem nội dung, trong trường hợp nào.
- Công cụ có đọc được tài liệu nội bộ khác ngoài những gì bạn đưa vào không, ví dụ toàn bộ ổ lưu trữ chung, và phân quyền theo người hay theo nhóm.
- Có nhật ký ai đã dùng, dùng lúc nào, cho quản trị viên của công ty xem không.
- Khi ngừng dùng, lấy dữ liệu ra thế nào và dữ liệu cũ bị xoá ra sao.
- Việc xử lý dữ liệu này có phù hợp với quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành ở Việt Nam và với cam kết công ty đã đưa ra với người lao động không.
Nếu không trả lời được câu một và câu bảy, đừng đưa dữ liệu nhân viên vào công cụ đó, dù tính năng hấp dẫn đến đâu. Phần đánh giá rủi ro bảo mật chi tiết hơn có ở trang AI Bảo Mật.
Tiêu chí chọn theo công việc, không theo quảng cáo
Bắt đầu từ danh sách việc. Lấy ba đến năm việc bạn định giao cho AI, như soạn thông báo, trả lời câu hỏi chính sách, tóm tắt nhận xét đánh giá. Mỗi tiêu chí dưới đây chấm theo những việc đó, không chấm theo danh sách tính năng dài của nhà cung cấp.
Chất lượng tiếng Việt trên văn bản của bạn. Công cụ viết tiếng Việt tốt ở văn bản phổ thông chưa chắc tốt với văn phong hành chính nhân sự hay với từ ngữ của ngành bạn. Chỉ thử trên văn bản thật mới biết.
Làm việc với tài liệu. Nếu việc chính là hỏi đáp dựa trên sổ tay, công cụ cần đọc tốt tệp dài, trích được đoạn làm căn cứ và nói rõ khi không tìm thấy. Thử với chính sổ tay của công ty, kể cả những câu hỏi mà tài liệu không có câu trả lời.
Độ dễ dùng với người không chuyên. Phòng nhân sự kiêm nhiệm không có thời gian học công cụ phức tạp. Nếu sau hai tuần người dùng chính vẫn phải hỏi cách làm, công cụ chưa hợp.
Khả năng quản trị. Có tạo tài khoản theo công ty, thu hồi khi nhân viên nghỉ, xem nhật ký sử dụng không. Với phòng nhân sự, đây không phải tính năng phụ.
Dùng thử hai tuần trên việc thật
Hai tuần là đủ để thấy công cụ có hợp hay không, nếu dùng thử có kỷ luật. Bạn chọn hai hoặc ba việc trong danh sách, chuẩn bị đầu vào đã che danh tính, và chạy cùng một bộ đầu vào trên các công cụ đang cân nhắc. Ghi lại cho mỗi lần: thời gian từ lúc bắt đầu tới lúc có bản dùng được, số chỗ phải sửa, lỗi nghiêm trọng như bịa căn cứ hay sai chi tiết.
Ngoài văn bản dễ, hãy thử những tình huống khó: một câu hỏi chính sách mà sổ tay không có, một yêu cầu viết thư cho tình huống nhạy cảm, một danh sách góp ý lẫn lộn nhiều chủ đề. Công cụ tốt ở tình huống dễ là chuyện bình thường; khác biệt thật nằm ở cách nó cư xử khi không chắc chắn. Một công cụ biết nói “tài liệu không đề cập” có giá trị hơn một công cụ luôn trả lời trôi chảy.
Cuối hai tuần, tổng hợp kết quả vào một bảng nhỏ và kèm bảy câu trả lời về dữ liệu ở phần trên. Bảng này là thứ trình ban giám đốc, thay cho ấn tượng chung. Nó cũng là mốc để năm sau đánh giá lại, vì các công cụ thay đổi nhanh và lựa chọn hôm nay chưa chắc còn đúng sau một năm.
Ví dụ giả định: một công ty thương mại 70 người chọn công cụ
Ví dụ giả định, không phải trường hợp có thật. Công ty có 70 người ở hai cửa hàng và một kho, phòng nhân sự gồm một trưởng phòng và một nhân viên kiêm chấm công. Công ty đã dùng thống nhất một bộ phần mềm văn phòng, chưa có phần mềm nhân sự riêng, hồ sơ nằm trong bảng tính và ổ lưu trữ chung.
Danh sách việc định giao gồm soạn thông báo, trả lời câu hỏi về nghỉ phép và ca làm, tóm tắt góp ý cuối năm. Phòng thử hai phương án trong hai tuần: trợ lý trò chuyện đa năng bằng tài khoản tổ chức, và tính năng AI của bộ văn phòng. Kết quả về chất lượng soạn thảo gần như nhau. Khác biệt nằm ở dữ liệu: tính năng AI của bộ văn phòng, với phân quyền đang để mặc định, đọc được cả thư mục hồ sơ lương mà nhiều người trong công ty có quyền xem do cài đặt cũ.
Quyết định cuối cùng là dùng trợ lý đa năng cho việc soạn thảo trong ba tháng đầu, song song rà lại phân quyền ổ lưu trữ chung, rồi mới cân nhắc bật tính năng AI của bộ văn phòng. Chính việc thử đã làm lộ ra một lỗ hổng phân quyền có từ trước, độc lập với AI.
Chi phí: nghĩ theo cấu trúc, không theo bảng giá
Bài này không nêu giá vì giá và gói thay đổi liên tục. Điều hữu ích hơn là hiểu chi phí gồm những phần nào để so cho đúng. Phần thứ nhất là tiền thuê bao, thường tính theo số người dùng mỗi tháng hoặc là gói bổ sung trên phần mềm đã có. Phần thứ hai là thời gian thiết lập: làm sạch sổ tay, viết câu lệnh mẫu, cài phân quyền. Phần thứ ba là thời gian kiểm kết quả, vốn không biến mất khi có AI. Phần thứ tư là chi phí khi muốn đổi công cụ, gồm chuyển dữ liệu và học lại.
Lợi ích cũng nên đo bằng thời gian, lấy từ số đo trước và sau khi thử. Ví dụ giả định: nếu phòng nhân sự hai người tiết kiệm được khoảng bốn giờ mỗi tuần nhờ soạn văn bản nhanh hơn, bạn so số giờ đó với tổng chi phí của công cụ trong cùng thời gian, và quan trọng hơn, ghi rõ bốn giờ đó được dùng vào việc gì. Nếu giờ tiết kiệm được chỉ bị việc vặt khác lấp đầy, lợi ích thật nhỏ hơn con số.
Một lưu ý: số người dùng nên tính theo người thật sự cần dùng, không mua cho cả công ty khi chỉ phòng nhân sự và vài trưởng bộ phận dùng.
Khi nào chưa nên mua gì
Có những trường hợp quyết định tốt nhất là chưa mua công cụ mới:
- Phòng nhân sự chưa có quy tắc dữ liệu nào về dùng AI. Đặt quy tắc trước, rồi mới chọn công cụ.
- Sổ tay chính sách cũ, mâu thuẫn, rải rác. Một trợ lý hỏi đáp dựng trên tài liệu như vậy sẽ trả lời sai một cách tự tin.
- Phần mềm nhân sự đang dùng đã có tính năng AI mà chưa ai thử. Khai thác cái đã trả tiền trước.
- Không ai có thời gian kiểm kết quả trong vài tháng đầu. Công cụ không được kiểm sẽ gây lỗi nhanh hơn tiết kiệm thời gian.
- Lý do mua chủ yếu là vì công ty khác đã mua. Quay lại danh sách việc cụ thể và số đo thời gian.
Chưa mua không có nghĩa là đứng yên. Phòng nhân sự vẫn có thể dùng trợ lý trò chuyện cho việc không chạm dữ liệu nhân viên, luyện kỹ năng viết câu lệnh, làm sạch sổ tay, để khi chọn công cụ thì mọi thứ đã sẵn sàng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng nhiều công cụ AI cùng lúc trong phòng nhân sự không?
Có thể, nếu mỗi công cụ được dùng cho loại việc rõ ràng và cả hai đều đáp ứng yêu cầu dữ liệu. Tuy vậy, càng nhiều công cụ càng nhiều chỗ dữ liệu có thể nằm lại và càng khó quản. Với công ty nhỏ, một hoặc hai công cụ thường đủ.
Tính năng chấm điểm nhân viên trong phần mềm nhân sự có nên dùng không?
Chỉ cân nhắc khi hiểu rõ điểm số đo gì, tính thế nào và có công bằng với mọi bộ phận không. Dù dùng, điểm số chỉ là tín hiệu tham khảo, không làm căn cứ cho quyết định về con người. Nếu không giải thích được, nên tắt.
Công cụ AI miễn phí có dùng được cho việc nhân sự không?
Dùng được cho việc không chạm dữ liệu nhân viên, như soạn khung văn bản chung hay luyện viết câu lệnh. Với việc có thông tin nội bộ, cần đọc kỹ điều khoản dữ liệu của gói miễn phí, vốn thường khác gói tổ chức, và ưu tiên tài khoản do công ty quản lý.
Ai trong công ty nên quyết định chọn công cụ AI cho phòng nhân sự?
Phòng nhân sự đề xuất dựa trên kết quả dùng thử, người phụ trách công nghệ hoặc bảo mật kiểm phần dữ liệu và phân quyền, ban giám đốc duyệt. Nếu công ty có tổ chức đại diện người lao động, nên thông báo khi công cụ xử lý dữ liệu của nhân viên.
Bao lâu nên đánh giá lại công cụ đang dùng?
Ít nhất mỗi năm một lần, và mỗi khi nhà cung cấp đổi điều khoản dữ liệu, đổi gói hoặc thêm tính năng lớn. Dùng lại bảng tiêu chí và bộ đầu vào thử ban đầu để so sánh công bằng giữa các lần.
Nếu nhà cung cấp ngừng dịch vụ thì dữ liệu nhân sự ra sao?
Đây là lý do cần hỏi trước về cách lấy dữ liệu ra và xoá dữ liệu khi chọn công cụ. Bản gốc hồ sơ nhân sự nên luôn được lưu trong hệ thống của công ty, công cụ AI chỉ là nơi xử lý, không phải nơi lưu trữ duy nhất.