Đào tạo tại chỗ (OJT, viết tắt của on-the-job training) là dạy người lao động làm một việc ngay tại vị trí làm việc, trên máy và dụng cụ thật, do một người làm thạo kèm. Đây là hình thức đào tạo phổ biến nhất ở xưởng, kho, bếp và cửa hàng, nhưng cũng là hình thức hay bị làm tuỳ tiện nhất: người cũ làm, người mới nhìn, rồi "từ từ sẽ quen".
Bài này giới thiệu phương pháp bốn bước bắt nguồn từ chương trình Training Within Industry ở Mỹ trong Thế chiến thứ hai, đến nay vẫn được nhiều nhà máy dùng: chuẩn bị người học, trình bày công việc, cho làm thử, theo dõi. Kèm theo là cách tách một việc thành bảng các bước, cách chọn người kèm và cách AI giúp soạn tài liệu kèm việc. Bài áp dụng cho cả người mới và người cũ học thêm việc, gọi là đào tạo chéo.
Vì sao "cứ nhìn rồi làm theo" không hiệu quả
Người làm thạo một việc lâu năm thường không còn ý thức về những gì mình đang làm. Họ tự động kiểm độ căng của chỉ, tự động nghiêng tay khi đặt khuôn, tự động nghe tiếng máy để biết dao sắp cùn. Khi dạy, họ chỉ làm mẫu một lượt với tốc độ thường ngày và nói "cứ vậy là được". Người học thấy được hành động nhưng không thấy những điểm then chốt nằm trong đầu người dạy.
Kết quả là mỗi người mới học một kiểu, tuỳ người kèm, và lỗi chỉ được phát hiện khi hàng hỏng hoặc có tai nạn. Ở nhiều xưởng nhỏ, cùng một công đoạn có ba cách làm khác nhau do ba tổ trưởng dạy, và không ai biết cách nào là chuẩn.
Phương pháp bốn bước giải quyết vấn đề này bằng hai thứ: buộc người dạy chuẩn bị trước một bảng tách việc thành các bước, có điểm then chốt và lý do; và buộc người dạy để người học làm thử, nói lại, trong khi mình quan sát và sửa. Tinh thần của chương trình gốc được tóm trong một câu hay được nhắc lại: nếu người học chưa học được, là người dạy chưa dạy được.
Tách việc thành bước, điểm then chốt và lý do
Trước khi dạy, người kèm cần viết ra bảng tách việc. Đây là phần quan trọng nhất, quyết định chất lượng cả buổi kèm. Ví dụ giả định cho việc thay cuộn chỉ trên máy may công nghiệp:
| Bước quan trọng | Điểm then chốt | Lý do |
|---|---|---|
| Tắt máy, nhấc chân vịt | Tắt công tắc nguồn, không chỉ nhả bàn đạp | Tránh máy chạy bất ngờ khi tay đang ở gần kim |
| Tháo cuộn chỉ cũ | Cắt chỉ sát lỗ dẫn, không giật | Giật chỉ làm lệch đường dẫn, phải xỏ lại từ đầu |
| Lắp cuộn mới, xỏ chỉ theo đường dẫn | Đi đúng thứ tự các móc, qua cả lò xo căng chỉ | Bỏ sót móc làm đường may bị lỏng, khó phát hiện bằng mắt |
| Xỏ kim | Xỏ từ phía rãnh dài của kim | Xỏ ngược hướng gây đứt chỉ liên tục |
| Chạy thử trên vải vụn | May mười mũi, kiểm cả hai mặt vải | Mặt dưới mới lộ lỗi căng chỉ sai |
Bước quan trọng là cái làm, điểm then chốt là cách làm cho đúng, an toàn hoặc dễ hơn, lý do là vì sao phải như vậy. Người học nhớ lâu hơn khi biết lý do, và tự xử lý được khi gặp tình huống chưa được dạy.
Mỗi việc chỉ nên có từ bốn đến tám bước quan trọng. Nhiều hơn thì nên chia thành hai phần dạy riêng. Bảng tách việc nên in ra, để ở vị trí làm việc, và cập nhật khi đổi máy hay đổi quy trình.
Bốn bước dạy theo phương pháp gốc
Khi đã có bảng tách việc và chuẩn bị đủ dụng cụ, vật liệu, người kèm đi qua bốn bước sau với từng người học.
- Chuẩn bị người học: làm người học thấy thoải mái, nói việc sắp học là gì, hỏi họ đã biết gì về việc này, giải thích vì sao việc này quan trọng, đặt người học ở vị trí nhìn rõ, thường là đứng cạnh hoặc sau lưng người dạy để thấy đúng góc của người làm.
- Trình bày công việc: làm và nói từng bước quan trọng, mỗi lần một bước. Làm lại lần hai, nói thêm điểm then chốt. Làm lần ba, nói thêm lý do. Dạy rõ ràng, kiên nhẫn, không dạy nhiều hơn người học có thể tiếp nhận một lúc.
- Cho làm thử: người học làm, người dạy sửa lỗi ngay. Người học làm lại và nói từng bước quan trọng. Làm lần nữa và nói điểm then chốt. Làm lần nữa và nói lý do. Tiếp tục cho tới khi người dạy chắc người học đã hiểu.
- Theo dõi: giao việc cho người học làm, chỉ rõ cần hỏi ai khi vướng, kiểm thường xuyên trong những ngày đầu, khuyến khích hỏi, giảm dần mức kèm sát khi người học đã vững.
Bước ba thường bị rút ngắn vì người dạy sốt ruột. Nhưng chính việc người học vừa làm vừa nói ra các điểm then chốt và lý do mới cho người dạy biết họ hiểu thật hay chỉ bắt chước động tác.
Chọn và chuẩn bị người kèm việc
Người làm giỏi nhất chưa chắc là người kèm giỏi nhất. Người kèm cần làm đúng chuẩn, nhưng còn cần kiên nhẫn, nói được thành lời những gì mình làm theo thói quen, và không ngại khi người học hỏi lại nhiều lần. Đôi khi một người làm khá, mới thạo việc vài năm, lại kèm tốt hơn người lâu năm vì còn nhớ mình từng vướng chỗ nào.
Dạy người kèm cách kèm. Một buổi ngắn giới thiệu bốn bước và cách viết bảng tách việc, sau đó cho người kèm thực hành dạy một việc nhỏ trước người làm nhân sự hoặc tổ trưởng. Không có buổi này, người kèm sẽ quay lại thói quen "làm mẫu một lần rồi bảo làm theo".
Cho người kèm thời gian. Nếu người kèm vẫn phải chạy đủ chỉ tiêu sản lượng trong khi kèm, họ sẽ kèm qua loa. Cần giảm chỉ tiêu tương ứng hoặc tính giờ kèm vào công việc của họ.
Ghi nhận công sức kèm việc. Có thể là phụ cấp kèm việc, điểm cộng trong đánh giá, hay đơn giản là được nêu tên khi người học đạt chuẩn. Công ty nhỏ không cần chương trình phức tạp, nhưng cần làm cho rõ và đều.
Thống nhất chuẩn giữa các người kèm. Nếu có nhiều người kèm cho cùng một việc, họ nên dùng chung một bảng tách việc. Đây là cách xoá tình trạng mỗi tổ một kiểu.
AI giúp soạn bảng tách việc như thế nào
Phần khó nhất của phương pháp này là viết bảng tách việc, vì người làm thạo khó diễn đạt điều mình làm theo phản xạ. AI có thể giúp ở khâu phỏng vấn và soạn nháp. Người làm nhân sự ngồi cạnh người làm giỏi, quay video hoặc ghi âm lúc họ vừa làm vừa kể, rồi gõ lại phần lời kể. Sau đó đưa vào AI với câu lệnh như: "Đây là lời kể của một thợ may lâu năm khi thay cuộn chỉ máy may công nghiệp. Hãy tách thành bảng ba cột: bước quan trọng, điểm then chốt, lý do. Mỗi bước bắt đầu bằng một động từ. Chỉ dùng thông tin trong lời kể; chỗ nào lời kể không nói lý do, ghi cần hỏi thêm."
Bản nháp nhận được thường thiếu điểm then chốt, vì đó chính là thứ người thợ không nói ra. Hãy mang bản nháp quay lại hỏi người thợ từng bước: ở bước này, người mới hay sai chỗ nào, bạn để ý điều gì. Câu trả lời cho câu hỏi đó chính là điểm then chốt.
AI cũng giúp chuyển bảng tách việc thành phiếu theo dõi cho bước bốn, có cột ngày, bước đã làm vững, bước cần kèm thêm. Nếu video quay có mặt người hoặc khu vực sản xuất có bí mật kỹ thuật, không đưa video lên công cụ AI mà chỉ đưa phần chữ đã gõ lại.
Lưu ý về an toàn: với những việc có nguy cơ tai nạn, bảng tách việc phải được người phụ trách an toàn hoặc kỹ thuật duyệt, và không thay cho huấn luyện an toàn theo quy định. AI có thể bỏ sót chi tiết an toàn đặc thù của máy cụ thể.
Những lỗi hay gặp khi kèm việc
Dạy quá nhiều bước trong một lần. Người kèm muốn xong cho nhanh nên dạy liền cả quy trình mười lăm bước. Người học nhớ được ba bước đầu và ba bước cuối, phần giữa lẫn lộn. Chia việc dài thành nhiều phần, mỗi phần dạy và làm thử xong mới sang phần sau.
Làm mẫu quá nhanh. Tốc độ thường ngày của người thạo là quá nhanh để người mới thấy được động tác. Lần trình bày đầu nên làm chậm, dừng ở từng bước, rồi mới tăng dần tới tốc độ thật.
Sửa lỗi bằng cách làm thay. Khi thấy người học sai, người kèm giành lấy dụng cụ làm lại cho đúng. Người học không biết mình sai ở đâu. Cách đúng là dừng lại, chỉ ra điểm then chốt bị bỏ, để người học tự làm lại.
Bỏ rơi người học quá sớm. Người học làm đúng ba lần trước mặt người kèm chưa có nghĩa là đã vững khi làm một mình giữa ca bận. Những ngày đầu của bước theo dõi cần kiểm nhiều lần, rồi giãn dần.
Đào tạo chéo: dạy người cũ thêm việc mới
Phương pháp bốn bước dùng tốt cho cả đào tạo chéo, tức dạy một người đang làm việc này biết thêm việc khác để thay thế khi cần. Công ty nhỏ hưởng lợi rõ từ đào tạo chéo vì một người nghỉ ốm cũng có thể làm đình trệ cả chuyền. Một vài điều nên làm:
- Lập bảng ai làm được việc gì ở mức nào cho từng tổ, để thấy việc nào chỉ có một người làm được, đó là việc cần đào tạo chéo trước.
- Chọn người học có công việc liên quan, ví dụ người làm công đoạn trước học công đoạn sau, để họ hiểu thêm vì sao sản phẩm của mình cần đạt chuẩn.
- Lên lịch kèm vào lúc ít đơn, mỗi lần ngắn, thay vì một buổi dài.
- Sau khi học, cho người học làm thật định kỳ, ví dụ mỗi tuần một buổi, để không quên.
- Hỏi ý kiến người học trước. Đào tạo chéo nên là cơ hội phát triển, không phải giao thêm việc mà không thay đổi gì về ghi nhận.
Đào tạo chéo cũng là bước đầu của lộ trình phát triển: người biết nhiều công đoạn là ứng viên tự nhiên cho vị trí tổ trưởng sau này.
Câu hỏi thường gặp
OJT khác gì với kèm cặp nhân viên mới?
OJT tập trung vào dạy một việc cụ thể tại chỗ làm theo các bước rõ ràng. Kèm cặp rộng hơn, gồm cả trò chuyện, góp ý, định hướng phát triển, thường do quản lý trực tiếp làm. Ở công ty nhỏ hai việc hay đi cùng nhau, nhưng nên tách để biết mỗi việc cần chuẩn bị gì.
Một người kèm nên kèm bao nhiêu người cùng lúc?
Với việc thao tác tay cần quan sát sát, một người kèm một đến hai người học là hợp lý. Với việc ở cửa hàng hay văn phòng ít rủi ro hơn, có thể ba người. Kèm quá nhiều cùng lúc thì bước làm thử và theo dõi sẽ bị bỏ qua.
Mất bao lâu để người học làm độc lập được?
Tuỳ độ khó của việc và nền tảng của người học, có việc vài giờ, có việc vài tuần. Thay vì đặt thời hạn cứng, nên đặt chuẩn đầu ra rõ ràng, ví dụ làm được mười lần liên tiếp đạt chuẩn mà không cần nhắc, rồi theo dõi đến khi đạt.
Có nên quay video người làm giỏi để người mới tự xem?
Video là tài liệu ôn tốt nhưng không thay được bước làm thử có người sửa. Khi quay, cần hỏi ý kiến người được quay, không quay mặt nếu không cần, và không quay những khu vực có bí mật kỹ thuật. Video nên ngắn, mỗi đoạn một bước.
Nếu người học vẫn sai sau nhiều lần kèm thì sao?
Trước hết xem lại bảng tách việc và cách dạy, vì có thể thiếu điểm then chốt. Sau đó xem điều kiện làm việc như dụng cụ, ánh sáng, áp lực sản lượng. Nếu mọi thứ đều ổn mà vẫn không tiến bộ, quản lý trực tiếp trao đổi riêng với người học về sự phù hợp với công việc.
OJT có cần lưu hồ sơ không?
Nên lưu một phiếu đơn giản cho mỗi người học: việc được dạy, người kèm, ngày bắt đầu, ngày đạt chuẩn, chữ ký xác nhận của người kèm và người học. Hồ sơ này hữu ích khi đánh giá, khi phân công thay ca và khi cần chứng minh đã đào tạo trong các trường hợp liên quan an toàn.