Một mẫu phiếu đánh giá nhân viên dùng được có năm phần: thông tin chung, kết quả công việc so với việc được giao, năng lực và cách làm việc, kế hoạch phát triển, và ý kiến của hai bên. Mỗi tiêu chí trong phiếu phải mô tả được hành vi hoặc kết quả nhìn thấy, đi kèm một thang mức có lời mô tả cho từng mức, không chỉ là con số từ 1 đến 5.
Phiếu tốt không phải phiếu dài. Công ty vừa và nhỏ thường đi từ một phiếu mười trang chép ở đâu về, quản lý điền qua loa, rồi năm sau bỏ luôn. Bài này đi qua từng phần của phiếu, cách viết tiêu chí, cách chọn thang mức, cách chia phiếu theo nhóm công việc, và cách dùng AI để rà phiếu trước khi phát.
Năm phần của một phiếu đánh giá
Thứ tự dưới đây đi từ thông tin khách quan đến phần nhận xét và cuối cùng là cam kết cho kỳ sau. Bạn có thể đổi tên phần cho hợp văn hoá công ty, nhưng nên giữ đủ năm phần.
- Thông tin chung. Họ tên hoặc mã nhân viên, vị trí, phòng, quản lý trực tiếp, kỳ đánh giá, ngày nhận việc ở vị trí hiện tại. Ghi ngày nhận vị trí giúp người chấm nhớ rằng người mới chuyển việc ba tháng không nên được so như người làm ba năm.
- Kết quả công việc. Liệt kê các việc hoặc mục tiêu chính đã giao đầu kỳ, kết quả thực tế, mức độ hoàn thành. Phần này nên chiếm trọng số lớn nhất, vì nó gắn trực tiếp với hợp đồng và mô tả công việc.
- Năng lực và cách làm việc. Một số tiêu chí về cách người đó làm việc: phối hợp, chủ động, cẩn thận, tuân thủ quy trình an toàn. Mỗi tiêu chí cần có mô tả hành vi, không chỉ là một từ.
- Phát triển. Điểm mạnh nên phát huy, một hai kỹ năng cần cải thiện, đề xuất đào tạo hoặc giao việc mới, mong muốn của nhân viên.
- Ý kiến hai bên và xác nhận. Ô ý kiến của nhân viên, ô nhận xét tổng hợp của quản lý, chữ ký xác nhận đã trao đổi, ngày trao đổi, chữ ký người duyệt.
Nếu phải cắt cho gọn, cắt bớt tiêu chí trong phần ba chứ đừng bỏ phần năm. Ô ý kiến của nhân viên là thứ cho thấy quy trình có hai chiều; nó cũng là bằng chứng quan trọng khi sau này có khiếu nại.
Viết tiêu chí: từ chữ chung chung sang hành vi nhìn thấy được
Tiêu chí mơ hồ là gốc của mọi tranh cãi sau đánh giá. Cách sửa là viết lại mỗi tiêu chí thành câu mô tả điều người khác quan sát được. Bảng dưới là vài ví dụ sửa tiêu chí trong phiếu của một công ty dịch vụ (ví dụ giả định).
| Tiêu chí kiểu cũ | Vấn đề | Viết lại |
|---|---|---|
| Thái độ làm việc tốt | Mỗi người hiểu "tốt" một kiểu, dễ thành nhận xét về tính cách | Nhận việc đúng hạn đã hẹn; khi không kịp thì báo trước và đề xuất hạn mới |
| Tinh thần trách nhiệm | Không chỉ ra được hành vi cụ thể | Tự kiểm lại sản phẩm trước khi giao; khi phát hiện lỗi của mình thì báo và sửa |
| Giao tiếp tốt | Quá rộng, gộp nhiều thứ | Trả lời khách trong thời hạn quy định; thư gửi khách rõ việc, rõ hạn, không phải hỏi lại |
| Chấp hành nội quy | Trùng với kỷ luật, không phải đánh giá năng lực | Bỏ khỏi phiếu; vi phạm nội quy xử lý theo quy trình kỷ luật riêng |
| Sáng tạo | Không áp dụng cho mọi vị trí | Chỉ giữ cho vị trí cần; mô tả: đề xuất ít nhất một cách làm mới được áp dụng trong kỳ |
Để ý dòng "chấp hành nội quy". Nhiều phiếu trộn đánh giá với kỷ luật, khiến một lần đi muộn bị trừ điểm hai lần, một lần trong biên bản, một lần trong phiếu. Tách hai việc này ra giúp phiếu đánh giá tập trung vào công việc, và giúp quy trình kỷ luật đi đúng trình tự riêng của nó.
Chọn thang mức: số mức, tên mức và mô tả từng mức
Thang năm mức quen thuộc nhất, nhưng không phải lúc nào cũng tốt nhất. Thang năm mức có điểm giữa, và người chấm ngại va chạm sẽ dồn gần hết vào mức ba. Thang bốn mức buộc người chấm chọn nghiêng về phía nào, nhưng nhân viên có thể thấy bị ép. Thang ba mức (chưa đạt, đạt, vượt) đơn giản, hợp với công ty mới làm, nhưng khó phân biệt khi dùng để xét thưởng. Không có lựa chọn đúng cho mọi nơi; điều quan trọng là cả công ty dùng chung một thang và hiểu chung một nghĩa.
Phần quyết định chất lượng của thang không nằm ở số mức mà ở lời mô tả. Mỗi mức cần một câu mô tả chung, và với những tiêu chí quan trọng, nên có thêm ví dụ hành vi cho từng mức. Ví dụ với tiêu chí "đúng hạn": mức chưa đạt là thường xuyên trễ hạn mà không báo trước; mức đạt là đúng hạn trong phần lớn việc, khi trễ thì có báo; mức vượt là đúng hạn ổn định và giúp người khác gỡ việc để cả nhóm kịp hạn.
Nên tránh tên mức kiểu "xuất sắc, giỏi, khá, trung bình, yếu". Chúng gợi lại bảng điểm ở trường và khiến người bị xếp "trung bình" thấy bị hạ thấp, dù thực ra họ đang làm đúng việc được giao. Tên mức mô tả mức độ đáp ứng công việc, như "chưa đáp ứng, đáp ứng một phần, đáp ứng đầy đủ, vượt yêu cầu", dễ nghe hơn và đúng với mục đích hơn.
Một phiếu hay nhiều phiếu: chia theo nhóm công việc
Giữ chung khung, đổi phần tiêu chí. Công ty có văn phòng, kho và bán hàng không nên dùng một phiếu với cùng mười tiêu chí. Cách gọn là giữ nguyên năm phần và thang mức cho cả công ty, nhưng phần năng lực có bộ tiêu chí riêng cho từng nhóm: khối văn phòng, khối sản xuất – kho, khối bán hàng – dịch vụ, khối quản lý.
Khối sản xuất cần tiêu chí an toàn và tay nghề. Với công nhân xưởng hay nhân viên kho, các tiêu chí như tuân thủ quy trình an toàn, tỉ lệ hàng lỗi do mình, giữ gìn máy móc, hỗ trợ người mới có ý nghĩa hơn nhiều so với "kỹ năng thuyết trình". Phiếu cho khối này nên ngắn, có thể điền trong mười lăm phút, và nên đọc cho người không quen giấy tờ nghe nếu cần.
Khối quản lý thêm phần về người. Người quản lý được đánh giá thêm về việc phát triển nhân viên dưới quyền, tổ chức công việc, xử lý vấn đề trong nhóm. Lưu ý đây là đánh giá kết quả của việc quản lý, không phải kỹ năng trò chuyện; phần kỹ năng đó thuộc về đào tạo và kèm cặp.
Mỗi phiếu không quá mười tiêu chí. Quá mười tiêu chí thì người chấm bắt đầu chấm theo cảm giác chung, kéo mọi tiêu chí về cùng một mức. Nếu danh sách đang dài, gộp những tiêu chí trùng nghĩa và bỏ những tiêu chí không ai có dữ liệu để chấm.
Trọng số giữa các phần: ví dụ cho ba nhóm vị trí
Trọng số cho biết công ty coi trọng điều gì. Bảng dưới là một cách chia tham khảo, ví dụ giả định cho một công ty phân phối 120 người; bạn nên tự cân theo thực tế công việc của mình.
| Nhóm vị trí | Kết quả công việc | Năng lực và cách làm việc | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Bán hàng, dịch vụ khách hàng | 70% | 30% | Kết quả dễ đo; năng lực tập trung vào chăm sóc khách và phối hợp |
| Văn phòng, kế toán, hành chính | 60% | 40% | Kết quả gồm độ chính xác và đúng hạn; năng lực gồm cẩn thận, hỗ trợ phòng khác |
| Sản xuất, kho | 50% | 50% | Phần năng lực có an toàn lao động, giữ máy, kèm người mới |
| Quản lý cấp trung | 50% | 50% | Phần năng lực có phát triển nhân viên và tổ chức công việc |
Phần phát triển và ý kiến hai bên không tính điểm, nhưng vẫn bắt buộc điền. Nếu công ty gắn kết quả với thưởng, nên ghi rõ trong quy chế công thức quy đổi từ mức sang hệ số, để quản lý không tự chế cách tính riêng cho phòng mình.
Dùng AI rà phiếu trước khi phát
Phiếu đánh giá không chứa dữ liệu cá nhân nên có thể đưa vào AI khá thoải mái, miễn bỏ tên công ty và những chi tiết nội bộ nhạy cảm. Một số câu lệnh mẫu:
- "Đây là danh sách tiêu chí trong phiếu đánh giá nhân viên kho. Chỉ ra tiêu chí nào mơ hồ, tiêu chí nào trùng nghĩa, tiêu chí nào người quản lý khó có dữ liệu để chấm. Đề xuất cách viết lại thành hành vi quan sát được."
- "Viết mô tả bốn mức (chưa đáp ứng, đáp ứng một phần, đáp ứng đầy đủ, vượt yêu cầu) cho tiêu chí: phối hợp với phòng khác. Mỗi mức một câu, có ví dụ hành vi ở công ty thương mại nhỏ."
- "Đọc phiếu này dưới góc nhìn một nhân viên mới vào làm sáu tháng. Câu nào gây khó hiểu hoặc khiến người đọc thấy bị đánh giá về tính cách thay vì công việc?"
- "Kiểm tra phiếu xem có tiêu chí nào có thể bất lợi cho người làm bán thời gian, người nghỉ thai sản trong kỳ hoặc người lớn tuổi không, và đề xuất cách viết trung tính hơn."
Câu lệnh cuối đáng làm ở mọi lần sửa phiếu. AI không biết hết hoàn cảnh công ty bạn, nhưng giỏi chỉ ra những chỗ người viết phiếu quen mắt nên không thấy. Kết quả AI trả về vẫn cần người làm nhân sự đọc và quyết định sửa hay không.
Thử phiếu trước khi dùng cho cả công ty
Một phiếu đẹp trên giấy có thể không dùng được khi điền thật. Trước kỳ đánh giá, hãy nhờ hai ba quản lý điền thử cho một hai nhân viên của họ, dùng kết quả kỳ trước hoặc một trường hợp tưởng tượng. Quan sát họ mất bao lâu, dừng lại ở câu nào, hỏi lại câu nào. Nếu hai quản lý cùng chấm một trường hợp mà ra hai mức cách xa nhau, tiêu chí đó cần viết lại.
Cũng nên nhờ một hai nhân viên không giữ vai trò quản lý đọc phần tự đánh giá và phần ý kiến. Họ sẽ chỉ ra những câu nghe như đang bắt lỗi, hoặc những ô quá nhỏ để viết điều muốn nói. Sửa xong, đóng băng phiếu cho cả kỳ: không sửa giữa chừng, mọi góp ý mới ghi lại cho kỳ sau.
Cuối cùng, lưu phiên bản phiếu theo năm. Khi kết quả đánh giá được dùng làm căn cứ cho một quyết định về lương hay hợp đồng, người xem lại hồ sơ cần biết nhân viên đã được chấm theo phiếu nào, tiêu chí nào, tại thời điểm nào.
Câu hỏi thường gặp
Có nên cho nhân viên xem mẫu phiếu trước kỳ đánh giá không?
Nên, và càng sớm càng tốt, lý tưởng là từ đầu kỳ. Nhân viên biết mình sẽ được đánh giá theo tiêu chí nào thì làm việc và lưu bằng chứng theo đúng hướng đó. Giữ phiếu bí mật đến cuối kỳ chỉ làm nhân viên thấy bị bất ngờ và dễ khiếu nại.
Phiếu đánh giá nên làm trên giấy hay trên máy?
Tuỳ nhân viên. Khối văn phòng điền trên biểu mẫu điện tử tiện cho tổng hợp; khối xưởng, kho có thể dùng phiếu giấy ngắn rồi nhân sự nhập lại. Quan trọng là bản lưu cuối cùng có chữ ký hoặc xác nhận điện tử hợp lệ và được giữ theo thời hạn lưu hồ sơ của công ty.
Có cần phiếu riêng cho người đang thử việc không?
Có. Đánh giá thử việc nhằm trả lời một câu khác: người này có đáp ứng yêu cầu để ký hợp đồng chính thức không. Phiếu thử việc nên ngắn hơn, bám vào các tiêu chí đã thoả thuận khi nhận việc và kế hoạch hội nhập, thay vì dùng nguyên phiếu đánh giá năm.
Có nên dùng điểm số lẻ như 3,5 hay 4,25 không?
Nên tránh ở cấp từng tiêu chí, vì người chấm sẽ dùng số lẻ để né việc quyết định. Mỗi tiêu chí chọn một mức có mô tả rõ. Điểm tổng hợp có trọng số thì có thể ra số lẻ, nhưng khi đem dùng nên quy về mức đã định nghĩa trong quy chế.
Nhờ AI soạn luôn bộ tiêu chí cho từng vị trí có ổn không?
AI soạn bản nháp nhanh và khá đầy đủ, nhưng nó không biết công việc thật ở công ty bạn. Cách dùng hợp lý là đưa mô tả công việc đã che tên công ty, nhờ AI đề xuất tiêu chí, rồi để quản lý vị trí đó gạch bỏ, sửa và bổ sung. Bản cuối cùng là của công ty.