Phiếu tự đánh giá tốt không hỏi nhân viên tự cho mình mấy điểm, mà hỏi họ đã làm những việc gì, kết quả ra sao, có bằng chứng gì, gặp trở ngại gì và muốn phát triển theo hướng nào. Mục đích của phiếu là đưa lên bàn những thông tin quản lý có thể chưa biết, trước khi quản lý viết nhận xét, chứ không phải để so ai tự chấm cao hơn ai.
Bài này viết cho người làm nhân sự đang soạn hoặc sửa phiếu tự đánh giá. Phần dưới đi qua những câu hỏi nên có, phần hướng dẫn đi kèm phiếu, cách giúp người ít quen viết, cách quản lý đọc phiếu, cách xử lý khi tự đánh giá và nhận xét của quản lý vênh nhau, và chỗ AI có thể hỗ trợ nhân viên viết mà không làm mất tiếng nói của họ.
Tự đánh giá để làm gì, và vì sao nhiều phiếu bị điền cho có
Ở nhiều công ty, phần tự đánh giá là ô trống ở đầu phiếu với dòng hướng dẫn "nhân viên tự nhận xét". Kết quả quen thuộc: một nửa viết ba dòng "hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chấp hành nội quy, cần cố gắng hơn"; một số người tự chấm mức cao nhất mọi tiêu chí vì nghĩ quản lý sẽ trừ bớt; số khác tự hạ thấp vì ngại bị cho là kiêu. Không câu nào trong số đó giúp ích cho ai.
Vấn đề nằm ở thiết kế. Khi phiếu hỏi "bạn tự xếp mình ở mức nào", nhân viên sẽ trả lời bằng chiến thuật. Khi phiếu hỏi "kể ba việc bạn làm trong kỳ mà bạn thấy có giá trị nhất, kết quả cụ thể là gì", họ phải nghĩ về công việc thật. Phần tự đánh giá có giá trị nhất khi nó là nguồn bằng chứng: những việc hỗ trợ phòng khác, những sự cố đã xử lý, những việc làm thêm ngoài mô tả công việc mà quản lý có thể không thấy hoặc đã quên.
Mục đích thứ hai là chuẩn bị cho buổi trao đổi. Khi quản lý đọc trước phiếu tự đánh giá, buổi nói chuyện bắt đầu từ cách nhìn của nhân viên, chỗ nào hai bên thống nhất thì đi nhanh, chỗ nào khác nhau thì dành thời gian. Không có phiếu, buổi trao đổi dễ thành quản lý đọc kết quả cho nhân viên nghe.
Những câu hỏi nên có trong phiếu tự đánh giá
Dưới đây là bộ câu hỏi gợi ý, mỗi câu nhắm một loại thông tin. Không cần dùng hết; phiếu cho khối xưởng có thể chỉ giữ bốn câu đầu.
- Việc chính trong kỳ: Kể ba đến năm việc chính bạn đã làm, kết quả cụ thể của từng việc (con số, sản phẩm, phản hồi của khách nếu có).
- Việc ngoài mô tả công việc: Có việc nào bạn làm thêm, hỗ trợ phòng khác hoặc người mới mà không nằm trong việc được giao?
- Mục tiêu đầu kỳ: Với từng mục tiêu đã thống nhất đầu kỳ, bạn đã đạt tới đâu? Nếu chưa đạt, lý do là gì?
- Trở ngại: Điều gì làm công việc của bạn chậm lại hoặc khó hơn? Công ty hay quản lý có thể hỗ trợ gì?
- Điều học được: Bạn học được kỹ năng hay kiến thức gì mới trong kỳ, qua đào tạo hoặc tự học?
- Phát triển: Bạn muốn giỏi hơn ở việc gì trong kỳ tới? Bạn quan tâm tới việc mới hoặc vai trò nào không?
- Một điều muốn làm khác: Nếu làm lại kỳ vừa qua, có điều gì bạn sẽ làm khác đi?
Câu cuối thường cho thông tin thật nhất, vì nó cho phép nhân viên nói về sai sót mà không phải tự chấm mình kém. Câu về trở ngại cũng quan trọng: nó cho phòng nhân sự dữ liệu về những vấn đề chung như thiếu công cụ, quy trình chồng chéo, mà không phiếu nhận xét nào của quản lý ghi lại.
Hướng dẫn đi kèm phiếu: phần hay bị bỏ quên
Nói rõ phiếu sẽ được dùng thế nào. Một đoạn ngắn ở đầu phiếu: ai đọc phiếu, phiếu có ảnh hưởng tới mức đánh giá không, có lưu hồ sơ không. Nhân viên biết điều này thì viết thẳng thắn hơn.
Đưa một ví dụ câu trả lời tốt. Ví dụ giả định cho câu "việc chính trong kỳ": "Phụ trách đối soát công nợ với 40 khách hàng đại lý, giảm số khoản lệch phải xử lý cuối tháng; tự lập bảng nhắc hạn để không phải tra sổ thủ công." Một ví dụ cụ thể giúp người đọc hiểu mức chi tiết cần có hơn mọi lời giải thích.
Cho phép đính kèm bằng chứng. Thư khen của khách đã che tên, danh sách việc đã hoàn thành, chứng nhận khoá học. Nhân viên được nhắc giữ bằng chứng trong suốt kỳ sẽ đỡ phải nhớ lại vào phút cuối.
Đặt thời gian hợp lý. Cho ít nhất một tuần và nói rõ ước tính khoảng bốn mươi lăm phút đến một tiếng để điền. Phiếu giao chiều thứ Sáu, hạn sáng thứ Hai là cách chắc chắn nhận về những câu trả lời ba dòng.
Nhắc về dữ liệu. Khi kể kết quả, không ghi thông tin cá nhân của khách hàng hay đồng nghiệp; mô tả bằng vai trò hoặc mã thay vì tên.
Giúp người ít quen viết: công nhân, nhân viên bán hàng, người lớn tuổi
Phiếu tự đánh giá dạng văn bản dài vô tình bất lợi cho những người làm giỏi việc tay chân nhưng không quen viết, hoặc những người lớn tuổi không thích gõ trên máy. Nếu không điều chỉnh, phần tự đánh giá sẽ thưởng cho người viết hay chứ không phải người làm tốt.
Có vài cách gỡ. Với khối xưởng, kho, bán hàng tại cửa hàng, phiếu có thể chỉ gồm bốn câu ngắn kèm vài ô đánh dấu. Người điền có thể trả lời miệng trong một buổi gặp mười lăm phút với tổ trưởng hoặc nhân sự, người kia ghi lại và đọc cho họ nghe trước khi họ ký. Một số công ty cho phép ghi âm câu trả lời rồi nhân sự gõ lại.
AI có thể hỗ trợ ở đây theo hai chiều. Nhân sự có thể nhờ AI viết lại các câu hỏi bằng ngôn ngữ đời thường hơn, ngắn hơn, bỏ thuật ngữ quản trị. Còn nhân viên, nếu công ty cho phép, có thể kể ý của mình và nhờ AI sắp xếp thành câu gọn, với điều kiện họ đọc lại và giữ đúng ý mình. Quy chế nên ghi rõ việc dùng AI để viết tự đánh giá là được phép, miễn nội dung là thật và không đưa thông tin khách hàng hay bí mật công ty vào công cụ.
Khi tự đánh giá và nhận xét của quản lý vênh nhau
Chênh lệch giữa hai bản là thông tin, không phải lỗi. Bảng dưới gợi ý cách đọc các kiểu chênh lệch thường gặp và việc quản lý nên làm trước buổi trao đổi.
| Kiểu chênh lệch | Có thể do | Quản lý nên làm |
|---|---|---|
| Nhân viên tự đánh giá cao hơn nhiều | Hai bên hiểu khác nhau về yêu cầu công việc; quản lý chưa thấy một phần việc | Đối chiếu bằng chứng nhân viên nêu; nếu đúng là có việc chưa thấy thì sửa nhận xét |
| Nhân viên tự đánh giá thấp hơn nhiều | Ngại tự khen; đang mất tự tin; không biết việc của mình được đánh giá cao | Nói rõ những việc họ làm tốt bằng ví dụ; hỏi điều gì làm họ thấy chưa ổn |
| Vênh ở một tiêu chí cụ thể | Tiêu chí mơ hồ; kỳ vọng chưa từng được nói ra | Ghi lại để sửa tiêu chí; thống nhất kỳ vọng cho kỳ sau |
| Hai bên khớp nhưng đều thấp | Có trở ngại hệ thống: thiếu công cụ, việc giao quá tải | Xem phần trở ngại; đưa vào báo cáo chung cho nhân sự |
Quản lý không nên đổi mức của mình chỉ vì nhân viên tự chấm cao, nhưng cũng không nên phớt lờ phiếu tự đánh giá. Nguyên tắc là mọi thay đổi phải dựa vào bằng chứng mới, và mọi bất đồng còn lại được ghi vào ô ý kiến của nhân viên.
Từ phiếu tự đánh giá sang kế hoạch phát triển
Phần "phát triển" trong phiếu chỉ có giá trị khi nó dẫn tới việc cụ thể. Trình tự gợi ý cho phòng nhân sự sau khi kỳ đánh giá kết thúc:
- Gom các mong muốn phát triển. Nhân sự trích phần phát triển của mọi phiếu, thay tên bằng mã, rồi gom thành nhóm: kỹ năng chuyên môn, kỹ năng làm việc với người, công cụ, muốn đổi vai trò. AI làm nhanh việc gom nhóm này nếu dữ liệu đã được che.
- Đối chiếu với nhận xét của quản lý. Một mong muốn mà quản lý cũng nêu là điểm cần cải thiện thì nên ưu tiên; một mong muốn chỉ nhân viên nêu vẫn đáng ghi lại vì cho thấy động lực của họ.
- Chọn một hai việc cho mỗi người. Kế hoạch phát triển dài năm mục thường không ai làm. Một khoá học, một việc mới được giao thử, hoặc một người kèm là đủ cho một kỳ.
- Ghi vào phiếu và hẹn mốc kiểm lại. Kế hoạch được ghi ở phần cuối phiếu, có người chịu trách nhiệm và mốc xem lại giữa kỳ.
- Mở phiếu kỳ trước khi bắt đầu kỳ sau. Câu hỏi đầu tiên của phiếu tự đánh giá kỳ tới nên là: kế hoạch phát triển kỳ trước đã làm được tới đâu.
Danh sách nhu cầu gom được cũng là đầu vào cho kế hoạch đào tạo năm của công ty. Khi mười người ở ba phòng cùng muốn học cách dùng bảng tính tốt hơn, đó là một lớp nội bộ đáng mở hơn là gửi từng người đi học riêng.
Những điều không nên làm với phiếu tự đánh giá
Không dùng điểm tự đánh giá như một phần của điểm tổng, chẳng hạn tự đánh giá chiếm 30%. Cách này khuyến khích tự chấm cao và trừng phạt người khiêm tốn, mà khiêm tốn lại thường gặp ở phụ nữ, người trẻ mới đi làm và người từ những môi trường coi việc tự khen là thiếu tế nhị. Phiếu tự đánh giá là đầu vào cho nhận xét của quản lý, không phải một phiếu bầu.
Không dùng câu chữ trong phiếu tự đánh giá để chống lại nhân viên, ví dụ trích câu "em chưa làm tốt phần báo cáo" trong biên bản kỷ luật. Nếu nhân viên thấy sự thẳng thắn của mình bị dùng như bằng chứng bất lợi, kỳ sau sẽ không còn ai thẳng thắn. Những vấn đề thật về hiệu suất phải được quản lý ghi nhận bằng quan sát và dữ liệu riêng.
Không nhờ AI viết sẵn bản tự đánh giá rồi phát cho nhân viên ký, kể cả với mục đích tiết kiệm thời gian cho khối xưởng. Một bản tự đánh giá không do người đó nói ra thì không còn là tự đánh giá, và nếu sau này có tranh chấp, nó chỉ là một tờ giấy công ty tự viết.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên không nộp phiếu tự đánh giá thì có ảnh hưởng tới kết quả không?
Quy chế nên ghi rõ: không nộp thì quản lý đánh giá dựa trên thông tin mình có, và nhân viên mất cơ hội nêu những việc quản lý có thể chưa thấy. Không nên trừ điểm vì không nộp, nhưng nhân sự nên tìm hiểu lý do, vì đó có thể là dấu hiệu phiếu quá khó hoặc người đó đang gặp vấn đề.
Có nên cho nhân viên xem nhận xét của quản lý trước khi tự đánh giá không?
Không. Thứ tự hợp lý là nhân viên tự đánh giá trước, quản lý đọc rồi mới viết nhận xét. Nếu nhân viên thấy nhận xét trước, phần tự đánh giá sẽ chỉ là phản hồi lại nhận xét đó và mất giá trị là nguồn thông tin độc lập.
Nhân viên tự đánh giá có cần chọn mức cho từng tiêu chí không?
Có thể có, nhưng nên đặt sau phần kể việc và bằng chứng, và nói rõ mức tự chọn chỉ để làm cơ sở trao đổi. Nhiều công ty bỏ hẳn phần chọn mức, chỉ giữ câu hỏi mở, và thấy chất lượng trao đổi tốt hơn.
Có nên cho phép nhân viên dùng AI để viết phiếu tự đánh giá không?
Có thể cho phép, miễn nội dung là việc thật của họ và không đưa thông tin khách hàng, đồng nghiệp hay số liệu nội bộ chưa che vào công cụ. AI giúp người ít quen viết sắp xếp ý cho gọn. Quản lý nên hỏi lại chi tiết trong buổi trao đổi để chắc nội dung là của người đó.
Phiếu tự đánh giá có được lưu trong hồ sơ nhân viên không?
Thông thường có, cùng với phiếu nhận xét của quản lý và biên bản trao đổi. Quy chế nên nói rõ ai được xem, lưu trong bao lâu, và nhân viên có quyền xem lại phiếu của chính mình khi cần, chẳng hạn khi chuẩn bị khiếu nại kết quả.