Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động chỉ còn hai loại: hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn tối đa 36 tháng. Loại hợp đồng mùa vụ hay theo một công việc nhất định dưới 12 tháng của luật cũ không còn. Dù công ty đặt tên văn bản là gì, nếu có việc làm, có trả lương và người làm chịu sự quản lý, điều hành của công ty thì văn bản đó được coi là hợp đồng lao động.
Bài này dành cho người làm nhân sự ở công ty vừa và nhỏ, kế toán kiêm nhân sự và chủ cửa hàng tự soạn hợp đồng. Phần đầu giúp bạn chọn đúng loại, phần sau là cách dùng AI soạn bản nháp nhanh mà không để AI tự bịa điều khoản, cùng một bảng soát mười dòng trước khi đưa người lao động ký. Mọi điểm pháp lý ở đây là nguyên lý; bạn kiểm văn bản hiện hành trước khi áp dụng.
Hai loại hợp đồng lao động khác nhau ở những điểm nào
Phần lớn tranh cãi về hợp đồng ở doanh nghiệp nhỏ bắt nguồn từ việc chọn loại theo thói quen chứ không theo tính chất công việc. Bảng dưới so hai loại ở những điểm người làm nhân sự hay phải trả lời nhất.
| Điểm so sánh | Không xác định thời hạn | Xác định thời hạn |
|---|---|---|
| Thời hạn | Không ghi ngày kết thúc | Tối đa 36 tháng kể từ ngày có hiệu lực |
| Hợp với | Vị trí lâu dài, cốt lõi của công ty | Dự án có thời hạn, thay người nghỉ thai sản, nhu cầu tạm thời có căn cứ |
| Hết hạn mà người lao động vẫn làm | Không áp dụng | Hai bên phải ký hợp đồng mới trong thời hạn luật định; không ký thì hợp đồng chuyển thành không xác định thời hạn |
| Số lần ký liên tiếp | Không giới hạn | Thường chỉ được ký thêm một lần, sau đó phải chuyển sang không xác định thời hạn, trừ vài trường hợp luật liệt kê |
| Cảm nhận của người lao động | Yên tâm, gắn bó | Dễ lo bị cắt nếu bị ký nối liên tục không rõ lý do |
Điều đáng nhớ là hợp đồng xác định thời hạn không phải công cụ để "thử thêm" người lao động. Nếu vị trí là lâu dài và người đó đã qua thử việc, việc ký đi ký lại hợp đồng ngắn hạn vừa dễ vướng quy định về số lần ký, vừa làm người giỏi bỏ đi trước. Thời hạn cụ thể và các trường hợp ngoại lệ bạn kiểm trong Bộ luật Lao động và văn bản hướng dẫn hiện hành.
Nội dung chủ yếu mà hợp đồng nào cũng phải có
Luật liệt kê các nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động. Thiếu một mục không làm hợp đồng vô hiệu ngay, nhưng là chỗ hở khi có tranh chấp và là lỗi hay bị nhắc khi thanh tra. Danh sách dưới diễn đạt theo nguyên lý để bạn đối chiếu bản mẫu của mình:
- Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh người giao kết bên công ty.
- Họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, số giấy tờ tuỳ thân của người lao động.
- Công việc và địa điểm làm việc — viết đủ cụ thể để hai bên hiểu giống nhau, tránh chữ "và các công việc khác" bỏ ngỏ.
- Thời hạn hợp đồng.
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả, thời hạn trả, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.
- Chế độ nâng bậc, nâng lương.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
- Trang bị bảo hộ lao động nếu công việc cần.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
Ngoài những mục này, công ty thường thêm điều khoản bảo mật thông tin, quyền sở hữu sản phẩm làm ra trong công việc, quy định về tài sản được giao. Những điều khoản thêm này không được trái luật hay hạn chế quyền tối thiểu của người lao động; một điều khoản trái luật thường bị coi là không có giá trị dù hai bên đã ký.
Những việc công ty không được làm khi giao kết hợp đồng
Giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ. Thói quen "nộp bằng gốc cho công ty giữ" vẫn còn ở nhiều nơi, nhất là xưởng sản xuất và chuỗi bán lẻ. Luật cấm việc này. Công ty chỉ nên xem bản chính để đối chiếu rồi giữ bản sao.
Yêu cầu đặt cọc tiền hoặc tài sản. Kể cả dưới danh nghĩa "tiền đảm bảo đồng phục" hay "ký quỹ thiết bị". Nếu lo mất tài sản, hãy dùng biên bản giao nhận và nội quy về trách nhiệm vật chất.
Buộc người lao động làm việc để trả nợ. Khoản tạm ứng hay chi phí đào tạo được xử lý theo thoả thuận riêng đúng luật, không trói người lao động bằng hợp đồng.
Ký hợp đồng không đúng loại để né nghĩa vụ. Ví dụ gọi người làm toàn thời gian, chấm công hằng ngày là "cộng tác viên" để không đóng bảo hiểm. Tên gọi không quyết định bản chất; cơ quan chức năng nhìn vào quan hệ thực tế.
Giao kết hợp đồng với người chưa đủ tuổi mà thiếu thủ tục. Với người dưới 18 tuổi có quy định riêng về công việc, thời giờ và sự đồng ý của người đại diện. Gặp trường hợp này, bạn đọc kỹ chương về lao động chưa thành niên trước khi soạn.
Dùng AI soạn bản nháp hợp đồng: quy trình năm bước
AI làm tốt phần dàn ý, câu chữ rõ ràng, phát hiện chỗ thiếu. AI làm kém phần pháp lý cập nhật: nó có thể dẫn một điều luật đã bị thay, hoặc tự nghĩ ra một con số. Quy trình dưới giữ AI ở đúng chỗ.
- Chuẩn bị khung từ nguồn chính thức. Lấy bản mẫu hợp đồng của công ty đã được luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động góp ý, hoặc tự lập danh sách nội dung chủ yếu như mục trên. AI chỉ được làm việc bên trong khung này.
- Che dữ liệu trước khi dán. Thay tên, số giấy tờ, địa chỉ, mức lương thật bằng ký hiệu như Người lao động A, Mức lương X. Bản nháp xong mới điền dữ liệu thật trên máy công ty.
- Ra câu lệnh có giới hạn. Ví dụ: "Bạn là chuyên viên nhân sự ở Việt Nam. Dựa trên khung mười mục sau, soạn hợp đồng lao động xác định thời hạn 12 tháng cho vị trí nhân viên kho của một công ty phân phối khoảng 40 người. Không tự đặt số điều luật, không tự điền con số; chỗ nào cần con số thì để trống trong ngoặc vuông."
- Yêu cầu AI tự soát. Câu lệnh tiếp: "Đối chiếu bản vừa soạn với khung mười mục, liệt kê mục nào còn thiếu hoặc mơ hồ, và câu nào có thể hiểu theo hai nghĩa."
- Người đọc lại và chịu trách nhiệm. Người làm nhân sự đọc toàn văn, đối chiếu từng con số với quyết định lương, nội quy và thoả ước nếu có. Bản ký cuối cùng không bao giờ là bản AI xuất ra nguyên vẹn.
Mẹo nhỏ: lưu câu lệnh đã dùng cùng bản mẫu để lần sau chỉ đổi vị trí và thời hạn. Như vậy các hợp đồng trong công ty có văn phong đồng nhất, dễ soát hơn nhiều so với mỗi lần một kiểu.
Điều khoản mô tả công việc và địa điểm: chỗ AI giúp được nhiều nhất
Trong thực tế, phần dễ gây tranh cãi nhất không phải lương mà là "công việc phải làm" và "địa điểm làm việc". Mô tả quá hẹp thì khi công ty cần điều chuyển phải làm phụ lục; mô tả quá rộng kiểu "thực hiện các công việc theo sự phân công của cấp trên" thì người lao động không biết mình được tuyển để làm gì, và khi tranh chấp, câu chữ mơ hồ thường được hiểu theo hướng có lợi cho người lao động.
Đây là chỗ AI hữu ích: bạn đưa cho nó bản mô tả công việc nội bộ đã che tên, nhờ rút thành ba đến năm nhiệm vụ chính và một câu về nhiệm vụ phát sinh có giới hạn. Câu lệnh mẫu: "Từ bản mô tả công việc sau, viết đoạn mô tả công việc cho hợp đồng lao động gồm năm nhiệm vụ chính, mỗi nhiệm vụ một câu, cộng một câu về việc phát sinh liên quan trực tiếp đến vị trí. Tránh từ ngữ chung chung."
Với địa điểm, nếu công ty có nhiều chi nhánh hoặc người lao động hay đi công tác, ghi địa điểm chính và nêu rõ nguyên tắc đi công tác hay điều chuyển theo nội quy. Ví dụ giả định: một công ty bảo trì thang máy ở Đồng Nai ghi địa điểm chính là văn phòng tại Biên Hoà, kèm câu làm việc tại công trình của khách hàng trong phạm vi tỉnh theo phân công hằng ngày. Người lao động đọc là hiểu, công ty không phải làm phụ lục mỗi lần đổi công trình.
Bảng soát mười dòng trước khi đưa người lao động ký
In bảng này kèm mỗi hợp đồng, người soạn đánh dấu từng dòng, người thứ hai ký tắt. Mất năm phút nhưng chặn được phần lớn lỗi lặt vặt.
| Dòng soát | Câu hỏi cần trả lời "có" |
|---|---|
| Loại hợp đồng | Loại hợp đồng đúng với tính chất vị trí, chưa vượt số lần ký xác định thời hạn? |
| Thông tin hai bên | Họ tên, số giấy tờ đã đối chiếu bản chính, người ký bên công ty có thẩm quyền? |
| Công việc, địa điểm | Mô tả đủ cụ thể, khớp bản mô tả công việc nội bộ? |
| Lương | Con số khớp quyết định lương, không thấp hơn mức tối thiểu đang áp dụng tại vùng? |
| Thời giờ | Khớp nội quy, không vượt giới hạn giờ làm của luật? |
| Bảo hiểm | Ghi rõ nghĩa vụ đóng các loại bảo hiểm bắt buộc? |
| Thử việc | Nếu có, thời gian thử việc đúng giới hạn của vị trí? |
| Điều khoản thêm | Bảo mật, tài sản, sở hữu sản phẩm không trái luật? |
| Số bản | Đủ bản cho mỗi bên giữ một bản, hoặc bản điện tử hợp lệ? |
| Dấu vết AI | Không còn ngoặc vuông để trống, không còn số điều luật lạ do AI tự thêm? |
Dòng cuối là dòng hay bị bỏ qua nhất. Một hợp đồng còn sót "[điền mức lương]" hoặc dẫn sai số hiệu văn bản làm người lao động mất niềm tin vào sự cẩn thận của phòng nhân sự ngay từ ngày đầu.
Khi nào cần dừng lại hỏi người có chuyên môn
Mẫu hợp đồng và AI xử lý được phần lớn trường hợp thông thường: nhân viên văn phòng, công nhân, nhân viên bán hàng ký hợp đồng một hai năm hoặc không thời hạn. Có những trường hợp bạn nên hỏi luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động địa phương trước khi soạn, vì sai một chi tiết có thể kéo theo hậu quả lớn.
Đó là khi tuyển người lao động nước ngoài, người lao động chưa thành niên hoặc người cao tuổi; khi muốn thêm điều khoản không cạnh tranh sau nghỉ việc; khi ký với người giữ chức vụ quản lý có cổ phần; khi công ty có thoả ước lao động tập thể mà hợp đồng có nội dung khác; hoặc khi chuyển hàng loạt hợp đồng sang loại khác do tái cấu trúc. Với các câu hỏi gắn với một vụ việc cụ thể, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn thay vì dựa vào câu trả lời chung của chatbot.
Cuối cùng, mỗi lần luật hoặc văn bản hướng dẫn thay đổi, mẫu hợp đồng của công ty cũng phải rà lại. Ghi ngày cập nhật lên đầu mẫu và giữ bản cũ để biết hợp đồng nào được ký theo mẫu nào.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng lao động mùa vụ dưới 12 tháng còn được ký không?
Theo Bộ luật Lao động 2019, loại hợp đồng mùa vụ hay theo một công việc nhất định dưới 12 tháng không còn là một loại riêng. Công việc ngắn hạn được ký bằng hợp đồng xác định thời hạn với thời hạn phù hợp, bạn kiểm thêm văn bản hướng dẫn hiện hành.
Ký hợp đồng xác định thời hạn mấy lần thì phải chuyển sang không xác định thời hạn?
Nguyên tắc chung là chỉ được ký thêm một lần hợp đồng xác định thời hạn, lần sau phải ký không xác định thời hạn nếu người lao động tiếp tục làm. Luật có vài ngoại lệ như người lao động cao tuổi hay người nước ngoài, nên bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
Dùng mẫu hợp đồng tải trên mạng có an toàn không?
Mẫu trên mạng thường được soạn theo luật cũ hoặc cho ngành khác. Dùng làm tham khảo thì được, nhưng phải đối chiếu từng mục với nội dung chủ yếu theo luật hiện hành, nội quy và chính sách lương của công ty mình trước khi đưa vào sử dụng.
Có nên để AI tự điền mức lương và phụ cấp vào hợp đồng không?
Không. Mức lương phải lấy từ quyết định lương hoặc thang bảng lương của công ty, và không nên dán con số thật vào chatbot. Để AI soạn câu chữ với chỗ trống, rồi người làm nhân sự tự điền con số trên máy công ty.
Hợp đồng lao động có bắt buộc phải đóng dấu công ty không?
Điều quan trọng là người ký bên công ty có thẩm quyền đại diện hoặc được uỷ quyền hợp lệ. Việc đóng dấu tuỳ quy định nội bộ và thói quen giao dịch; nhiều công ty vẫn đóng dấu để thuận tiện khi người lao động dùng hợp đồng làm thủ tục khác.
Hợp đồng ghi sai thông tin người lao động thì sửa thế nào?
Sai lỗi đánh máy về thông tin cá nhân có thể sửa bằng văn bản đính chính hoặc phụ lục có chữ ký hai bên. Nếu sai ở nội dung chủ yếu như lương hay công việc, nên làm phụ lục sửa đổi rõ ràng thay vì gạch sửa tay trên bản đã ký.