Thời gian thử việc phụ thuộc tính chất và mức độ phức tạp của công việc, mỗi vị trí chỉ được thử việc một lần, và tiền lương thử việc do hai bên thoả thuận nhưng không thấp hơn 85% mức lương của công việc đó. Bộ luật Lao động 2019 đặt các giới hạn: tối đa 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp, 60 ngày với vị trí cần trình độ cao đẳng trở lên, 30 ngày với vị trí cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, và 6 ngày làm việc với công việc khác. Hợp đồng dưới một tháng thì không áp dụng thử việc.
Những con số trên là nguyên lý của luật hiện hành tại thời điểm viết; bạn vẫn nên kiểm văn bản mới nhất trước khi áp dụng. Bài này đi vào phần người làm nhân sự hay lúng túng hơn: chọn hình thức ghi thử việc, chuẩn bị tiêu chí đánh giá ngay từ đầu, thông báo kết quả, và dùng AI ở đâu cho đúng.
Ghi thử việc trong hợp đồng lao động hay ký hợp đồng thử việc riêng
Luật cho phép hai cách: thoả thuận nội dung thử việc ngay trong hợp đồng lao động, hoặc giao kết một hợp đồng thử việc riêng. Mỗi cách dẫn tới thủ tục khác nhau khi thử việc kết thúc.
| Tiêu chí | Thử việc ghi trong hợp đồng lao động | Hợp đồng thử việc riêng |
|---|---|---|
| Khi đạt yêu cầu | Tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã ký, không cần ký thêm | Phải giao kết hợp đồng lao động mới |
| Khi không đạt | Hợp đồng lao động chấm dứt theo thoả thuận thử việc | Hợp đồng thử việc chấm dứt |
| Ưu điểm | Ít giấy tờ, người lao động thấy rõ cam kết từ đầu | Linh hoạt khi chưa chắc về loại hợp đồng chính thức |
| Rủi ro hay gặp | Quên thông báo kết quả, người lao động không biết mình đã "chính thức" chưa | Quên ký hợp đồng chính thức sau thử việc, người lao động làm tiếp không có hợp đồng |
| Hợp với | Công ty có quy trình nhân sự ổn định | Vị trí mới, chưa rõ mô tả công việc lâu dài |
Với công ty nhỏ, cách ghi trong hợp đồng lao động thường gọn hơn vì giảm nguy cơ quên ký hợp đồng chính thức. Dù chọn cách nào, nội dung thử việc vẫn phải có: công việc, thời gian, lương thử việc, thời giờ làm việc và các điều kiện tương tự nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động.
Tính đúng thời gian thử việc và những lỗi hay gặp
Lỗi phổ biến nhất là đặt một con số thử việc chung cho cả công ty, ví dụ "mọi nhân viên thử việc 60 ngày". Với công nhân đóng gói hay nhân viên phục vụ không đòi hỏi trình độ chuyên môn, mức này vượt giới hạn của luật. Bạn nên lập bảng ánh xạ từ vị trí sang nhóm trình độ theo luật, rồi gán thời gian thử việc cho từng nhóm, thay vì quyết theo cảm tính.
Lỗi thứ hai là gia hạn thử việc. Người quản lý thấy nhân viên "chưa rõ" nên muốn thử thêm một tháng. Mỗi công việc chỉ được thử việc một lần, nên việc kéo dài vượt thời gian đã thoả thuận hoặc ký thêm một thoả thuận thử việc nữa cho cùng công việc là rủi ro. Cách đúng là chốt tiêu chí rõ ngay từ đầu để cuối kỳ có cơ sở kết luận.
Lỗi thứ ba là cách đếm ngày. Ngày thử việc tính theo lịch hay theo ngày làm việc, có trừ ngày nghỉ lễ hay không, là chỗ hai bên dễ hiểu khác nhau. Hợp đồng nên ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể thay vì chỉ ghi số ngày. Ví dụ giả định: nhân viên kế toán bắt đầu ngày 3 tháng 11, hợp đồng ghi rõ thử việc từ ngày 3 tháng 11 đến hết ngày 31 tháng 12, không ai phải ngồi đếm lại.
Lương và quyền lợi trong thời gian thử việc
Lương thử việc có sàn. Hai bên thoả thuận, nhưng không thấp hơn 85% mức lương của chính công việc đó theo luật hiện hành. Ghi rõ cả mức lương chính thức trong hợp đồng để người lao động thấy mức sẽ nhận khi đạt.
Phụ cấp nên ghi rõ có hay không. Phụ cấp ăn trưa, đi lại, điện thoại trong thời gian thử việc là chỗ hay bị tranh cãi. Không ghi thì người lao động hiểu là có, quản lý hiểu là chưa. Một dòng trong hợp đồng giải quyết chuyện này.
Bảo hiểm trong thời gian thử việc. Nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời gian thử việc phụ thuộc hình thức thử việc và quy định hiện hành về đối tượng tham gia. Đây là điểm đã thay đổi qua các lần sửa luật, nên bạn kiểm hướng dẫn của cơ quan bảo hiểm xã hội trước khi chốt quy trình.
Nghỉ việc trong thời gian thử việc. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền huỷ bỏ thoả thuận mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Công ty vẫn phải trả đủ lương cho những ngày đã làm.
Thời gian thử việc được tính vào thâm niên. Khi người lao động được giữ lại, nên ghi chú thời gian thử việc vào hồ sơ để tính thâm niên, phép năm theo chính sách công ty. Điểm này bạn đối chiếu với nội quy và quy định hiện hành về cách tính.
Chuẩn bị tiêu chí đánh giá thử việc ngay từ ngày đầu
Kết quả thử việc chỉ thuyết phục khi tiêu chí được nói trước. Quy trình gọn cho công ty nhỏ:
- Trước ngày nhận việc, người quản lý trực tiếp viết ba đến năm việc cụ thể mà người mới phải làm được khi hết thử việc. Ví dụ giả định với nhân viên kho: nhập liệu phiếu nhập xuất không sai sót trong hai tuần cuối, tự kiểm kê một khu vực, nắm quy trình xuất hàng theo lô.
- Phòng nhân sự rà tiêu chí: có đo được không, có liên quan trực tiếp đến công việc không, có chỗ nào thiên lệch về tuổi, giới tính, quê quán không.
- Tiêu chí được gửi cho người lao động trong tuần đầu, kèm tên người hướng dẫn.
- Giữa kỳ, người quản lý ghi vài dòng nhận xét về tiến độ theo từng tiêu chí và trao đổi với người lao động.
- Một tuần trước khi hết hạn, người quản lý điền phiếu đánh giá cuối kỳ, phòng nhân sự xem lại và trình người có thẩm quyền quyết định.
AI giúp bước một và bước hai rất tốt. Câu lệnh mẫu: "Đây là mô tả công việc của vị trí nhân viên kho đã che tên công ty. Đề xuất năm tiêu chí đánh giá thử việc đo được trong 30 ngày, mỗi tiêu chí kèm cách kiểm. Chỉ ra tiêu chí nào mơ hồ hoặc có thể thiên lệch." Phần kết luận đạt hay không đạt thì người quản lý và phòng nhân sự quyết.
Thông báo kết quả thử việc: văn bản ngắn nhưng đừng bỏ
Luật yêu cầu khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả cho người lao động. Ở nhiều công ty nhỏ, việc này bị bỏ qua vì "ai cũng biết rồi". Hậu quả là nhân viên không biết mình đã chính thức chưa, kế toán không biết từ ngày nào trả lương chính thức, và khi có tranh chấp thì không có văn bản nào chứng minh.
Thông báo kết quả nên có: họ tên, vị trí, thời gian thử việc, kết quả đạt hay không đạt, ngày bắt đầu áp dụng lương chính thức hoặc ngày chấm dứt, người ký. Với trường hợp không đạt, nên kèm một hai câu lý do gắn với tiêu chí đã thông báo từ đầu, giọng tôn trọng, không nhận xét về con người.
AI soạn mẫu thông báo nhanh, nhưng cần dặn kỹ giọng văn. Câu lệnh mẫu: "Soạn thông báo kết quả thử việc không đạt cho Nhân viên A, vị trí trợ lý bán hàng. Lý do: hai trên năm tiêu chí chưa đạt, cụ thể là [điền]. Giọng lịch sự, khách quan, không phán xét năng lực chung của người đó, không quá 200 chữ." Phòng nhân sự đọc lại và nên trao đổi trực tiếp với người lao động trước khi gửi văn bản; tờ giấy không thay cho cuộc nói chuyện.
Những trường hợp thử việc cần cẩn trọng thêm
Một số tình huống không hiếm ở doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi bạn kiểm kỹ trước khi làm theo thói quen:
- Người lao động có thai hoặc đang nuôi con nhỏ trong thời gian thử việc: kết luận không đạt phải dựa thuần tuý vào tiêu chí công việc, có hồ sơ rõ, tránh mọi dấu hiệu phân biệt đối xử.
- Chuyển vị trí giữa chừng: nếu người mới được chuyển sang công việc khác hẳn, cần thoả thuận lại bằng văn bản, không âm thầm "thử luôn" vị trí mới.
- Nhân viên làm từ xa: tiêu chí đánh giá phải dựa trên kết quả công việc, không dựa vào việc có online liên tục hay không.
- Người từng làm ở công ty rồi quay lại cùng vị trí: cân nhắc có thật sự cần thử việc lại hay không, và kiểm quy định về việc mỗi công việc chỉ thử việc một lần.
- Thử việc kết thúc rơi vào kỳ nghỉ Tết dài: chốt đánh giá trước kỳ nghỉ để thông báo đúng hạn.
Với những tình huống có dấu hiệu tranh chấp, bạn nên hỏi người có chuyên môn pháp luật lao động hoặc luật sư trên AI Cố Vấn trước khi gửi bất kỳ văn bản nào.
Lưu hồ sơ thử việc thế nào cho gọn
Hồ sơ thử việc gồm: thoả thuận hoặc hợp đồng thử việc, bản tiêu chí đã gửi, ghi chú giữa kỳ, phiếu đánh giá cuối kỳ, thông báo kết quả. Năm tài liệu này nên nằm chung trong hồ sơ nhân viên, đặt tên theo một quy ước thống nhất để ba năm sau vẫn tìm ra.
Nếu công ty số hoá hồ sơ, đặt quyền xem phiếu đánh giá cho người quản lý trực tiếp và phòng nhân sự, không mở cho cả phòng ban. Nhận xét thử việc, dù tích cực, vẫn là thông tin cá nhân. Khi dùng AI tóm tắt các ghi chú giữa kỳ để soạn phiếu cuối kỳ, che tên người và các chi tiết nhận diện trước khi dán.
Một thói quen nhỏ giúp ích nhiều: mỗi quý, phòng nhân sự xem lại danh sách người đang thử việc và ngày kết thúc, để không có ai rơi vào tình trạng hết thử việc mà chưa được thông báo. Bảng theo dõi đơn giản trên bảng tính là đủ; phần lập bảng có thể tham khảo AI Dữ Liệu.
Câu hỏi thường gặp
Có được thử việc hai lần cho cùng một công việc không?
Theo nguyên tắc của Bộ luật Lao động 2019, mỗi công việc chỉ được thử việc một lần. Nếu cuối kỳ chưa đủ cơ sở kết luận, công ty nên rút kinh nghiệm về tiêu chí cho lần tuyển sau thay vì ký thêm một thoả thuận thử việc mới.
Thử việc xong mà công ty không thông báo gì thì sao?
Khi thử việc ghi trong hợp đồng lao động và người lao động vẫn tiếp tục làm, thông thường hợp đồng lao động tiếp tục được thực hiện. Tuy vậy, thiếu thông báo là sai trình tự và dễ gây tranh chấp, nên công ty cần gửi thông báo kết quả đúng hạn.
Người lao động nghỉ ngang trong thời gian thử việc có phải bồi thường không?
Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền huỷ bỏ thoả thuận mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Công ty vẫn trả lương cho những ngày đã làm và làm thủ tục bàn giao tài sản nếu có.
Thực tập sinh có phải ký hợp đồng thử việc không?
Thực tập theo chương trình của trường khác với thử việc. Nếu sau thực tập công ty tuyển chính thức, khi đó mới thoả thuận thử việc hoặc ký hợp đồng lao động. Quan hệ thực tập nên có văn bản riêng ghi rõ mục đích học tập và hỗ trợ nếu có.
AI có thể quyết định nhân viên đạt hay không đạt thử việc không?
Không nên. AI có thể giúp soạn tiêu chí, tóm tắt ghi chú, soạn văn bản thông báo. Kết luận đạt hay không là quyết định về con người, phải do người quản lý và người có thẩm quyền đưa ra dựa trên tiêu chí đã thông báo.
Lương thử việc có phải đóng thuế thu nhập cá nhân không?
Lương thử việc vẫn là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Cách khấu trừ phụ thuộc loại hợp đồng và thời hạn theo quy định thuế hiện hành, nên kế toán kiểm hướng dẫn mới nhất của cơ quan thuế trước khi áp dụng.