Một người được gọi là "cộng tác viên" nhưng làm theo giờ giấc công ty quy định, chịu sự quản lý, điều hành của công ty và nhận tiền công định kỳ thì về bản chất có thể là quan hệ lao động, dù văn bản ký tên là hợp đồng dịch vụ. Bộ luật Lao động 2019 nhìn vào nội dung thực tế: có việc làm, có trả công và có sự quản lý, điều hành, giám sát. Đủ ba dấu hiệu này, văn bản dù tên gì vẫn có thể bị coi là hợp đồng lao động.
Phân biệt sai dẫn đến hai loại rủi ro: công ty phải truy đóng bảo hiểm và chịu xử lý vi phạm, còn người làm bị thiệt quyền lợi. Bài này đưa ra cách nhận biết, tình huống hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ, và quy trình rà lại danh sách cộng tác viên hiện có. Nội dung ở mức nguyên lý; trường hợp cụ thể bạn nên hỏi người có chuyên môn.
Hợp đồng lao động và hợp đồng dịch vụ khác nhau ở đâu
Hợp đồng dịch vụ, khoán việc chịu sự điều chỉnh chủ yếu của Bộ luật Dân sự; hợp đồng lao động chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Lao động. Bảng dưới đặt hai loại cạnh nhau theo những dấu hiệu dễ quan sát.
| Dấu hiệu | Gần với hợp đồng lao động | Gần với hợp đồng dịch vụ |
|---|---|---|
| Ai quyết cách làm | Công ty quy định quy trình, giờ giấc, nơi làm | Người làm tự quyết cách làm, công ty chỉ nhận kết quả |
| Trả tiền | Lương theo tháng, ngày, giờ, đều đặn | Thanh toán theo sản phẩm, đầu việc, nghiệm thu |
| Công cụ làm việc | Công ty cấp máy, chỗ ngồi, tài khoản nội bộ | Người làm tự trang bị |
| Kỷ luật | Chịu nội quy, có thể bị xử lý kỷ luật | Không chịu nội quy, chỉ chịu trách nhiệm theo hợp đồng |
| Làm cho nơi khác | Thường bị hạn chế hoặc phải xin phép | Tự do nhận việc của nhiều bên |
| Thời gian | Liên tục, không gắn với một sản phẩm kết thúc | Gắn với một đầu việc có điểm kết thúc |
Không có dấu hiệu nào đứng một mình quyết định. Cơ quan chức năng và toà án nhìn vào tổng thể quan hệ. Một người có thể nhận tiền theo sản phẩm nhưng làm cố định tám tiếng tại xưởng dưới sự giám sát của tổ trưởng, thì khả năng cao vẫn là quan hệ lao động.
Những tình huống "cộng tác viên" hay gặp ở công ty nhỏ
Nhân viên bán hàng online theo ca. Cửa hàng gọi là cộng tác viên chốt đơn, nhưng xếp ca cố định, yêu cầu trực tin nhắn theo khung giờ, chấm công và trả lương cứng cộng hoa hồng. Phần lớn dấu hiệu nghiêng về quan hệ lao động.
Người viết bài, thiết kế theo đầu việc. Nhận đặt hàng từng bài, tự làm ở nhà, giao bài theo hạn, thanh toán theo bài, đồng thời làm cho nhiều nơi. Dấu hiệu nghiêng về hợp đồng dịch vụ.
Giảng viên thỉnh giảng ở trung tâm đào tạo. Dạy theo lớp, theo buổi, tự soạn giáo án, không chịu chấm công hằng ngày. Thường là hợp đồng dịch vụ, nhưng nếu trung tâm xếp lịch cố định cả năm và quản lý như nhân viên thì cần xem lại.
Thợ khoán ở công trình. Nhận khoán một hạng mục, tự tổ chức người làm, nghiệm thu theo khối lượng. Gần với hợp đồng khoán; nhưng nếu công ty trực tiếp chỉ huy từng người thợ hằng ngày thì bản chất có thể khác.
Sinh viên làm bán thời gian. Làm theo ca ở quán, cửa hàng, có quản lý ca giám sát. Đây là quan hệ lao động bán thời gian, ký hợp đồng lao động với thời giờ phù hợp, không phải "cộng tác viên".
Rủi ro khi đặt sai tên hợp đồng
Rủi ro thứ nhất là bảo hiểm. Nếu quan hệ thực chất là lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, công ty có thể bị yêu cầu truy đóng cả phần của công ty lẫn người lao động cho toàn bộ thời gian đã làm, kèm tiền chậm đóng và xử lý vi phạm. Với một cửa hàng có năm sáu "cộng tác viên" làm vài năm, khoản truy đóng đủ lớn để ảnh hưởng dòng tiền.
Rủi ro thứ hai là chấm dứt quan hệ. Công ty nghĩ chỉ cần báo "không hợp tác nữa" như kết thúc một hợp đồng dịch vụ. Nếu người làm khởi kiện và quan hệ được xác định là lao động, việc chấm dứt có thể bị coi là đơn phương trái luật, kéo theo nghĩa vụ bồi thường. Phần trình tự chấm dứt hợp đồng có bài riêng ở danh mục kỷ luật và quan hệ lao động của trang.
Rủi ro thứ ba ít được nhắc: thuế. Cách khấu trừ thuế thu nhập cá nhân với tiền lương theo hợp đồng lao động khác với tiền công trả cho cá nhân theo hợp đồng dịch vụ. Hồ sơ không khớp bản chất làm kế toán khó giải trình khi bị kiểm tra. Và cuối cùng là uy tín: người làm lâu năm mà không có bảo hiểm sẽ cảm thấy bị đối xử không công bằng, dễ rời đi đúng lúc công ty cần.
Rà lại danh sách cộng tác viên hiện có trong một buổi
Nếu công ty đang có nhiều người ký hợp đồng cộng tác, phòng nhân sự nên rà một lần theo quy trình đơn giản:
- Lập danh sách tất cả người đang nhận tiền công hằng tháng mà không có hợp đồng lao động, kèm thời gian đã làm và cách trả tiền.
- Với mỗi người, trả lời sáu câu: có giờ giấc cố định không, có chấm công không, có quản lý trực tiếp không, công ty có cấp công cụ không, có làm cho nơi khác không, có điểm kết thúc công việc không.
- Phân thành ba nhóm: rõ là dịch vụ, rõ là lao động, còn mơ hồ.
- Nhóm rõ là lao động: lên kế hoạch ký hợp đồng lao động và đăng ký bảo hiểm, ưu tiên người làm lâu nhất.
- Nhóm mơ hồ: hoặc điều chỉnh cách làm việc cho đúng bản chất dịch vụ, hoặc chuyển sang hợp đồng lao động, sau khi hỏi người có chuyên môn.
- Ghi lại kết quả rà và lý do phân nhóm, lưu cùng hồ sơ nhân sự.
AI có thể giúp ở bước hai và ba nếu bạn mô tả cách làm việc của từng nhóm vị trí, không kèm tên người. Câu lệnh mẫu: "Dựa trên mô tả cách làm việc sau của vị trí chốt đơn online tại một cửa hàng nhỏ, phân tích các dấu hiệu nghiêng về quan hệ lao động và các dấu hiệu nghiêng về hợp đồng dịch vụ theo nguyên lý pháp luật Việt Nam. Không kết luận thay luật sư, chỉ liệt kê dấu hiệu." Kết luận cuối cùng thuộc về người có thẩm quyền trong công ty.
Khi nào hợp đồng dịch vụ là lựa chọn đúng
Hợp đồng dịch vụ không phải thứ xấu cần tránh. Nó là hình thức đúng khi công việc thật sự mang tính độc lập. Một số dấu hiệu cho thấy bạn đang dùng đúng:
- Đầu việc có mô tả kết quả rõ, ví dụ một bộ nhận diện, mười bài viết, một buổi đào tạo.
- Người làm tự chọn thời gian, địa điểm, công cụ, công ty chỉ nghiệm thu đầu ra.
- Thanh toán theo nghiệm thu, có biên bản hoặc xác nhận hoàn thành.
- Người làm có thể nhận việc của nhiều nơi, kể cả đối thủ, trừ khi có thoả thuận bảo mật hợp lý.
- Không chịu nội quy lao động, không bị chấm công, không có chức danh trong sơ đồ tổ chức.
- Quan hệ kết thúc khi đầu việc hoàn thành, lần sau là một hợp đồng mới.
Hợp đồng dịch vụ nên ghi rõ phạm vi công việc, tiêu chí nghiệm thu, cách thanh toán, quyền sở hữu sản phẩm và bảo mật. AI soạn khung loại hợp đồng này khá tốt khi bạn đưa mô tả đầu việc đã che tên đối tác.
Chuyển một cộng tác viên sang hợp đồng lao động: làm gì và nói gì
Khi đã quyết định chuyển, cách làm ảnh hưởng nhiều tới cảm nhận của người làm. Trình tự gợi ý:
- Trao đổi trực tiếp trước khi đưa giấy tờ: nói rõ công ty muốn ký hợp đồng lao động để người làm có bảo hiểm và quyền lợi đầy đủ, giải thích lương thực nhận có thể thay đổi do khấu trừ phần bảo hiểm của người lao động.
- Chốt mức lương mới sao cho thu nhập thực nhận không giảm đột ngột so với trước, vì người làm thường so con số cuối tháng chứ không so tổng chi phí của công ty.
- Thanh lý hợp đồng dịch vụ cũ bằng biên bản, xác nhận đã thanh toán đủ phần việc trước đó.
- Ký hợp đồng lao động với loại và thời hạn phù hợp; cân nhắc có cần thử việc không khi người đó đã làm lâu năm cùng công việc.
- Đăng ký bảo hiểm, cập nhật hồ sơ, thêm vào hệ thống chấm công và nội quy, giao bản nội quy cho người lao động đọc.
- Sau một tháng, hỏi lại người lao động xem có vướng mắc gì về phiếu lương, giờ giấc hay quyền lợi.
Những câu hỏi về việc có cần truy đóng bảo hiểm cho thời gian làm trước đó hay không là câu hỏi pháp lý cụ thể, phụ thuộc vào hồ sơ thực tế. Đừng để chatbot trả lời thay; hãy hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đóng hoặc người có chuyên môn.
Giữ quan hệ cộng tác đúng bản chất trong quá trình làm
Nhiều quan hệ bắt đầu đúng là dịch vụ rồi trượt dần thành lao động. Một người thiết kế nhận vài đầu việc, làm tốt, công ty giao thêm, rồi mời vào nhóm chat nội bộ, rồi yêu cầu có mặt họp giao ban, rồi cấp máy và chỗ ngồi. Sau một năm, quan hệ thực tế đã khác hẳn văn bản ban đầu mà không ai để ý.
Người làm nhân sự nên rà định kỳ, ví dụ sáu tháng một lần, những người đang ký hợp đồng dịch vụ liên tục. Câu hỏi đơn giản: nếu hôm nay một người ngoài nhìn vào cách người này làm việc, họ thấy một đối tác hay một nhân viên? Nếu là nhân viên, đã đến lúc nói chuyện về hợp đồng lao động.
Với người làm, việc chuyển sang hợp đồng lao động thường là tin tốt vì có bảo hiểm và sự ổn định. Với công ty, chi phí tăng nhưng đổi lại là rủi ro pháp lý giảm và giữ được người. Nếu chưa chắc nên xử lý trường hợp cụ thể thế nào, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi quyết.
Câu hỏi thường gặp
Ký hợp đồng cộng tác viên có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Nếu quan hệ thực chất là hợp đồng dịch vụ độc lập thì không thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc theo hợp đồng lao động. Nếu bản chất là quan hệ lao động thuộc diện tham gia, công ty vẫn phải đóng dù văn bản đặt tên khác.
Làm cộng tác viên lâu năm có được chuyển sang hợp đồng lao động không?
Hai bên có thể thoả thuận ký hợp đồng lao động bất cứ lúc nào. Nếu quan hệ thực tế đã là lao động từ trước, việc chuyển đổi càng nên làm sớm để giảm rủi ro truy đóng bảo hiểm và tranh chấp về sau.
Hợp đồng dịch vụ có cần thoả thuận bảo mật không?
Nên có khi người làm tiếp cận thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng hay bí mật kinh doanh. Điều khoản bảo mật nêu rõ phạm vi thông tin, thời hạn bảo mật và cách xử lý tài liệu khi kết thúc hợp đồng.
Người làm theo sản phẩm tại xưởng là lao động hay dịch vụ?
Trả tiền theo sản phẩm chỉ là hình thức trả công. Nếu người đó làm tại xưởng theo giờ giấc, chịu giám sát của tổ trưởng và nội quy xưởng, quan hệ thường được xem là lao động với hình thức trả lương theo sản phẩm.
AI có thể kết luận một hợp đồng là lao động hay dịch vụ không?
AI có thể liệt kê dấu hiệu theo nguyên lý chung để bạn tham khảo, nhưng không thay được ý kiến người có chuyên môn với một trường hợp cụ thể. Quy định và cách áp dụng có thể đổi, nên kết luận cuối cùng cần người hiểu luật xem xét.
Cộng tác viên nghỉ thì cần thủ tục gì?
Với hợp đồng dịch vụ, thanh lý theo điều khoản đã ký: nghiệm thu phần việc, thanh toán, bàn giao tài liệu và tài khoản truy cập. Nên có biên bản thanh lý để hai bên xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ.