Khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, theo Bộ luật Lao động 2019 hai bên phải ký hợp đồng mới trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn; nếu không ký, hợp đồng đã giao kết trở thành hợp đồng không xác định thời hạn. Trong thời gian chưa ký, quyền và nghĩa vụ của hai bên vẫn theo hợp đồng cũ.
Phần lớn sự cố về hợp đồng hết hạn ở công ty nhỏ không phải do cố ý mà do quên: không ai theo dõi, đến khi nhân viên hỏi mới phát hiện hợp đồng đã hết từ hai tháng trước. Bài này đưa ra cách lập lịch nhắc ba mốc, quy trình quyết định ký tiếp hay kết thúc, và cách dùng AI soạn văn bản. Các mốc thời gian pháp lý bạn kiểm lại theo văn bản hiện hành trước khi áp dụng.
Vì sao hợp đồng hết hạn là chuyện của phòng nhân sự, không chỉ của hai bên
Về nguyên tắc, hợp đồng là thoả thuận giữa công ty và người lao động, hai bên đều biết ngày hết hạn. Nhưng trên thực tế, người lao động ít khi nhớ, còn quản lý trực tiếp bận việc chuyên môn. Người duy nhất có danh sách đầy đủ và trách nhiệm theo dõi là phòng nhân sự.
Hậu quả của việc quên có ba tầng. Tầng pháp lý: hợp đồng tự chuyển thành không xác định thời hạn, trong khi công ty có thể đang định chỉ giữ người đó đến hết dự án; hoặc công ty lỡ ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ ba, sai quy định về số lần ký. Tầng tài chính: mức lương mới đã hứa không được áp dụng đúng hạn, phải truy lĩnh. Tầng con người: nhân viên cảm thấy không được quan tâm, nhất là người giỏi đang được nơi khác mời.
Ví dụ giả định: một công ty in bao bì ở Bình Dương cũ, nay thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, có 70 người, hơn nửa ký hợp đồng một năm vào cùng đợt tuyển tháng 3. Không có lịch nhắc, đến tháng 4 năm sau phòng nhân sự mới nhận ra 38 hợp đồng đã hết hạn, phải làm dồn trong một tuần, nhiều quyết định gia hạn được đưa ra vội vàng.
Ba mốc nhắc trước ngày hết hạn và việc cần làm
Một lịch nhắc tốt không chỉ báo "sắp hết hạn" mà gắn mỗi mốc với một việc cụ thể và một người phụ trách.
| Mốc | Việc cần làm | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Trước 60 ngày | Gửi danh sách hợp đồng sắp hết hạn cho quản lý trực tiếp, xin ý kiến ký tiếp hay không, loại hợp đồng, mức lương đề xuất | Phòng nhân sự |
| Trước 30 ngày | Chốt quyết định, trao đổi trực tiếp với người lao động, soạn hợp đồng mới hoặc thông báo kết thúc | Quản lý trực tiếp cùng phòng nhân sự |
| Trước 15 ngày | Ký hợp đồng mới hoặc gửi thông báo bằng văn bản, chuẩn bị bàn giao nếu kết thúc | Phòng nhân sự |
| Ngày hết hạn | Kiểm lại: mọi trường hợp đã có văn bản, không ai làm tiếp mà chưa ký | Phòng nhân sự |
| Sau hết hạn | Cập nhật sổ quản lý lao động, báo kế toán và bảo hiểm nếu có thay đổi | Phòng nhân sự, kế toán |
Con số 60, 30, 15 là thói quen nghề, không phải mốc pháp lý. Bạn có thể điều chỉnh, nhưng nên giữ đủ thời gian cho người lao động biết trước. Một người được báo không ký tiếp trước hai tháng có thời gian tìm việc mới; người được báo trước ba ngày sẽ mang theo cảm giác bị đối xử tệ và kể lại với người khác.
Dựng lịch theo dõi đơn giản trên bảng tính
Không cần phần mềm riêng. Một bảng tính có các cột sau là đủ cho công ty dưới vài trăm người:
- Mã nhân viên, bộ phận, quản lý trực tiếp.
- Số hợp đồng hiện hành, loại hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày hết hạn.
- Số lần đã ký hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp — cột này giúp tránh ký sai số lần.
- Cột tính số ngày còn lại đến hạn, tô màu khi xuống dưới 60, 30, 15 ngày.
- Trạng thái: chưa hỏi, đang chờ ý kiến, đã chốt ký tiếp, đã chốt kết thúc, đã ký.
- Ghi chú đặc biệt: người lao động đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ, đang nghỉ thai sản, đang là cán bộ công đoàn — những trường hợp có quy định riêng.
Đặt lịch cố định mỗi thứ Hai đầu tháng xem bảng và gửi danh sách cho quản lý. Cách dựng công thức tô màu, lọc theo ngày bạn có thể tham khảo AI Dữ Liệu. Điều quan trọng là thói quen mở bảng đều đặn chứ không phải độ phức tạp của bảng.
Những trường hợp cần kiểm kỹ trước khi quyết
Đã ký hai lần hợp đồng xác định thời hạn. Nếu người lao động tiếp tục làm, nguyên tắc chung là lần này phải ký hợp đồng không xác định thời hạn, trừ những trường hợp luật liệt kê. Đây là chỗ hay sai nhất.
Lao động nữ mang thai hoặc đang nuôi con nhỏ. Luật có quy định ưu tiên giao kết hợp đồng mới khi hợp đồng hết hạn trong giai đoạn này. Quyết định không ký tiếp cần có lý do công việc rõ ràng và nên hỏi người có chuyên môn trước.
Người đang nghỉ thai sản, ốm dài ngày. Hợp đồng hết hạn trong thời gian nghỉ có những vấn đề riêng về bảo hiểm và quyền lợi; kiểm quy định hiện hành và hướng dẫn của cơ quan bảo hiểm.
Thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động. Có quy định riêng về việc gia hạn hợp đồng cho đến hết nhiệm kỳ trong một số trường hợp. Kiểm văn bản hiện hành.
Người lao động cao tuổi, người nước ngoài. Có quy định riêng về loại hợp đồng và số lần ký; người nước ngoài còn gắn với thời hạn giấy phép lao động.
Dùng AI soạn văn bản ký tiếp hoặc kết thúc
AI tiết kiệm thời gian ở khâu soạn văn bản, nhất là khi nhiều hợp đồng hết hạn cùng đợt. Quy trình:
- Chuẩn bị hai mẫu riêng: thư mời ký hợp đồng mới và thông báo không tiếp tục giao kết khi hợp đồng hết hạn.
- Câu lệnh mẫu cho thư mời: "Soạn thư ngắn gửi Nhân viên A thông báo công ty đề nghị ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn khi hợp đồng hiện tại hết hạn ngày [ngày]. Nêu lịch hẹn trao đổi, giọng trân trọng, không quá 150 chữ."
- Câu lệnh mẫu cho thông báo kết thúc: "Soạn thông báo hợp đồng lao động xác định thời hạn của Nhân viên B hết hạn ngày [ngày] và công ty không tiếp tục giao kết. Nêu việc bàn giao, thanh toán, xác nhận bảo hiểm. Giọng tôn trọng, cảm ơn đóng góp, không nêu nhận xét về năng lực."
- Thay ký hiệu bằng thông tin thật trên máy công ty, không dán tên và ngày thật vào chatbot.
- Người làm nhân sự đọc lại, trình người có thẩm quyền ký, và chỉ gửi sau khi đã nói chuyện trực tiếp.
Với thông báo kết thúc, cuộc nói chuyện trực tiếp quan trọng hơn văn bản. Văn bản xác nhận điều đã nói, không thay cho việc nói. Phần trình tự chấm dứt trong các trường hợp khác như kỷ luật hay đơn phương có bài riêng trong danh mục kỷ luật và quan hệ lao động.
Rải đều ngày hết hạn để không dồn vào một tháng
Công ty tuyển theo đợt thường có rất nhiều hợp đồng hết hạn trong cùng một tháng, năm nào cũng vậy. Tháng đó phòng nhân sự quá tải, quản lý phải cho ý kiến hàng chục trường hợp một lúc, và chất lượng quyết định giảm. Nếu tháng dồn lại trùng mùa cao điểm sản xuất hay sát Tết, rủi ro càng lớn.
Có hai cách rải đều mà không làm thiệt người lao động. Cách thứ nhất là khi ký lại, chọn thời hạn hợp đồng mới khác nhau tuỳ vị trí và kế hoạch, thay vì mặc định một năm cho tất cả. Cách thứ hai, tốt hơn về lâu dài, là chuyển những người đã gắn bó và vị trí lâu dài sang hợp đồng không xác định thời hạn, chỉ giữ hợp đồng xác định thời hạn cho những vị trí thật sự có thời hạn.
Trước khi đổi chính sách, nhờ AI phân tích bảng hạn hợp đồng đã ẩn danh: "Đây là danh sách mã nhân viên và tháng hết hạn hợp đồng trong 24 tháng tới. Cho biết tháng nào dồn nhiều nhất và đề xuất hai phương án phân bổ lại khi ký mới." Kết quả chỉ là gợi ý để bàn với giám đốc; thời hạn hợp đồng của từng người vẫn phải hợp lý với công việc, không đặt ra chỉ để tiện cho phòng nhân sự.
Khi đã lỡ quá hạn: xử lý thế nào cho gọn
Nếu phát hiện một hợp đồng đã hết hạn mà người lao động vẫn làm, việc đầu tiên là xác định đã quá bao nhiêu ngày. Còn trong khoảng 30 ngày theo luật thì hai bên vẫn có thể ký hợp đồng mới; khi đó trao đổi với người lao động ngay và ký sớm nhất có thể.
Nếu đã quá thời hạn đó, theo nguyên tắc của luật, hợp đồng đã chuyển thành không xác định thời hạn. Công ty nên ghi nhận thực tế này trong hồ sơ, cập nhật sổ quản lý lao động, và có thể làm phụ lục hoặc văn bản xác nhận để hai bên cùng rõ. Đừng cố ký lùi ngày một hợp đồng xác định thời hạn mới để "chữa" tình huống; việc này vừa sai sự thật, vừa có thể bị coi là vi phạm.
Sau mỗi lần lỡ hạn, ghi lại nguyên nhân: không có lịch, có lịch nhưng không ai mở, hay quản lý trả lời chậm. Sửa đúng nguyên nhân thì lần sau không lặp lại. Với những trường hợp phức tạp, ví dụ người lao động đã nhận thông báo kết thúc nhưng vẫn đi làm vì hiểu nhầm, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi xử lý tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng hết hạn mà nhân viên vẫn đi làm thì hợp đồng có hiệu lực không?
Theo Bộ luật Lao động 2019, trong 30 ngày kể từ ngày hết hạn, quyền và nghĩa vụ hai bên vẫn theo hợp đồng đã giao kết và hai bên phải ký hợp đồng mới. Quá thời hạn đó mà không ký thì hợp đồng trở thành không xác định thời hạn.
Công ty có phải báo trước khi không ký tiếp hợp đồng hết hạn không?
Công ty phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng theo quy định hiện hành. Dù luật đặt mốc thế nào, báo sớm vẫn là cách làm tử tế và giảm tranh cãi.
Có được ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ ba không?
Nguyên tắc chung là sau hai lần ký hợp đồng xác định thời hạn, nếu tiếp tục làm thì phải ký không xác định thời hạn. Luật có ngoại lệ cho một số trường hợp như người lao động cao tuổi, người nước ngoài, nên bạn kiểm văn bản hiện hành.
Ký hợp đồng mới có cần thử việc lại không?
Thông thường không, vì người lao động đã làm cùng công việc. Mỗi công việc chỉ được thử việc một lần. Nếu chuyển sang công việc khác hẳn thì mới cân nhắc thoả thuận thử việc cho công việc mới.
Nên dùng phần mềm hay bảng tính để nhắc hạn hợp đồng?
Công ty dưới vài trăm người dùng bảng tính có cột ngày còn lại và tô màu là đủ, miễn có lịch mở bảng đều đặn. Phần mềm nhân sự đáng cân nhắc khi số hợp đồng lớn hoặc cần gửi nhắc tự động cho nhiều quản lý.
Nhân viên không muốn ký tiếp khi hợp đồng hết hạn thì làm gì?
Hợp đồng chấm dứt khi hết hạn nếu hai bên không ký tiếp. Phòng nhân sự làm thủ tục bàn giao, thanh toán, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm như với các trường hợp nghỉ việc khác, và nên hỏi lý do để rút kinh nghiệm.